Công tác tuyển dụng hiện đại ngày nay xuất hiện nhiều thuật ngữ chuyên ngành được phát triển từ phương Tây. Một trong số đó là cụm “Reference Check” – kiểm tra tham chiếu hay còn gọi là xác minh thông tin ứng viên. Đây là một bước trong quy trình tuyển dụng đang được các chuyên gia khuyến khích sử dụng khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm ứng viên “đúng người, đúng việc” thuộc mọi vị trí, cấp bậc.
Kiểm tra tham chiếu là gì?
Reference Checking (Kiểm tra tham chiếu) hay còn gọi là xác minh thông tin ứng viên, được biết đến như một phương pháp kiểm tra – đối chiếu các thông tin ghi trong hồ sơ ứng viên một cách khách quan nhất.
Bằng cách liên lạc và trao đổi với lãnh đạo, đồng nghiệp cũ hay bạn bè thân thiết, nhà tuyển dụng sẽ kiểm chứng tính xác thực của các thông tin trong hồ sơ. Đồng thời, dựa trên những góc nhìn này để đánh giá về khả năng và các đặc điểm khác của ứng viên trong môi trường công sở.
Mục đích của việc xác minh thông tin ứng viên
Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là công cụ hiệu quả để quyết định việc lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương hoặc loại bỏ các ứng viên không phù hợp với văn hóa tổ chức của doanh nghiệp. Kiểm tra tham chiếu cho phép doanh nghiệp thu thập thêm thông tin hoặc kiểm chứng độ chuẩn xác những gì ứng viên thể hiện trong sơ yếu lý lịch. Đó có thể là thông tin về thành tích làm việc, kết quả học tập hoặc tính cách của ứng viên trong công việc.
Những mục đích có thể kể đến là:
Lấp đầy các khoảng trống thông tin
Việc xác minh thông tin ứng viên gồm tìm kiếm các thông tin hay dữ kiện về ứng viên từ góc độ của người tham khảo, giúp lấp đầy các khoảng trống thông tin trong cuộc phỏng vấn gần nhất với ứng viên. Bạn cũng có thể khám phá được những quan điểm nhìn nhận từ bên ngoài có giá trị về ứng viên và sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng từ phía người tham khảo.
Chứng thực thông tin
Việc kiểm tra tham chiếu từ phía người tham khảo sẽ giúp nhà tuyển dụng chứng thực những tuyên bố của ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
Nếu tồn tại sự mâu thuẫn giữa hai luồng thông tin, nhà tuyển dụng cần mở rộng phạm vi tham khảo. Nhà tuyển dụng không nên vội vàng kết luận mà cần có sự tỉnh táo để xác nhận mức độ trung thực của luồng thông tin đến phía mình. Nếu cần thiết, một bài kiểm tra lại về phía ứng viên có thể được nhà tuyển dụng đưa ra.
Khám phá các khía cạnh tính cách khác của ứng viên
Thời lượng ngắn ngủi của buổi phỏng vấn có thể chưa làm bạn hiểu thật rõ về ứng viên. Có những nét tính cách nào ở ứng viên mà bạn muốn hiểu sâu hơn nữa? Hay bạn phân vân rằng với tính cách này, liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp? Bằng việc trò chuyện với người tham khảo, bạn sẽ có thêm dữ kiện về ứng viên để giúp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác cho doanh nghiệp mình.
Những vấn đề thường gặp về kiểm tra tham chiếu
Đối với ứng viên có nhiều năm đi làm, hồ sơ của họ thường xuất hiện một số khoảng trống về thời gian lẫn kinh nghiệm. Việc xác minh thông tin ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng làm rõ về khoảng trống đó. Hơn nữa, việc tự tay mình viết những thông tin liên quan đến chính mình khiến nội dung dễ mang tính chủ quan và phiến diện. Do vậy, việc xác minh thông thông tin ứng viên tham khảo đang ngày càng trở nên quan trọng, để đảm bảo sự thật cũng như tính khách quan.
Quy trình tuyển dụng cần được tiến hành tuần tự theo các bước để đảm bảo hiệu quả cả về chất lượng và nguồn lực sử dụng. Đối với bước Reference Check, các doanh nghiệp nên tiến hành ở giai đoạn đưa ra quyết định. Bởi lẽ, việc kiểm tra tham chiếu không nằm ngoài mục đích xác định chắc chắn với nhà tuyển dụng về mức độ phù hợp với những kỳ vọng tìm kiếm ứng viên mà doanh nghiệp đặt ra.
Thời điểm thích hợp để sử dụng dịch vụ
Dịch vụ xác minh thông tin ứng viên được sử dụng thường xuyên ở giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng. Khi đó nhà tuyển dụng đã lắng nghe những tâm tư nguyện vọng, cũng như ghi nhận những ưu khuyết điểm mà ứng viên trình bày. Để kiểm chứng lại độ chuẩn xác một vài chi tiết liên quan đến ứng viên trước khi lựa chọn họ vào vị trí tuyển dụng
Hoặc khi hoàn tất phỏng vấn và số lượng ứng viên phù hợp cao hơn nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp, lúc này, nhà tuyển dụng cần thêm thông tin để đánh giá ứng viên nào thực sự vượt trội hơn.
Dịch vụ kiểm tra tham chiếu của JobTest gồm những gì?
Tại JobTest, dịch vụ kiểm tra tham chiếu sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn chuẩn xác và rõ nét nhất về năng lực của ứng viên. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
-
Xác thực thông tin học vấn
Tất cả những thông tin về bằng cấp, chứng chỉ, kết quả đạt được trong quá trình học tập của ứng viên sẽ được JobTest xác minh kỹ càng. Với quy trình kiểm tra tham chiếu nghiêm ngặt, chúng tôi sẽ đảm bảo tính khách quan trong những dữ liệu thu thập được.
-
Tổng hợp thông tin quá trình làm việc
Với dịch vụ kiểm tra tham chiếu, các thông tin về quá trình làm việc trước đây của ứng viên (bao gồm các dự án/công việc đã đảm nhiệm, thành tích đã đạt được, thái độ làm việc) sẽ được thu thập một cách công khai và chuyên nghiệp. JobTest sẽ tổng hợp những thông tin này từ đồng nghiệp cũ của ứng viên, bao gồm: cấp trên, những người cùng cấp bậc và cấp dưới. Đây là điều mà nhà tuyển dụng không thể xác định được trong buổi phỏng vấn.
-
Kiểm tra tính liêm chính
Với những câu hỏi chuyên nghiệp, JobTest sẽ giúp quý doanh nghiệp kiểm tra tính liêm chính của ứng viên. Việc kiểm tra này xoay quanh các khía cạnh như: tuân thủ những quy định/chính sách nội bộ, việc bảo vệ hình ảnh của công ty trước đó. Ngoài ra, dịch vụ kiểm tra tham chiếu còn xác định được mối quan hệ giữa ứng viên với các đối tác bên ngoài trong quá trình họ làm việc.
Tính liêm chính là yếu tố không thể thiếu đối với những nhân viên giữ vai trò then chốt trong công ty. Do đó, phần kiểm tra này thông thường sẽ được thực hiện cho các ứng viên ứng tuyển cấp bậc quản lý, ví dụ: Trưởng phòng, Giám đốc điều hành,…
-
Kiểm tra hoạt động truyền thông
Ngoài việc xác thực những thông tin do ứng viên cung cấp, JobTest còn kiểm tra những hoạt động truyền thông (Facebook, Instagram) của họ. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về tính cách, cuộc sống ngoài công việc của ứng viên. Qua đó, dịch vụ kiểm tra tham chiếu sẽ giúp nhà tuyển dụng sẽ xác định được ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.
-
Kiểm tra lý lịch tư pháp
Lý lịch tư pháp dùng để kiểm tra về việc phạm tội hay không phạm tội của một công dân ở một quốc gia nào đó. Thủ tục kiểm tra này sẽ đảm bảo về sự trong sạch và uy tín của ứng viên trong cuộc sống cũng như trong công việc.
-
Kiểm tra bằng lái xe, nợ xấu
Đối với một số vị trí quan trọng và cần sự xác minh kỹ lưỡng, JobTest sẽ cung cấp dịch vụ kiểm tra về bằng lái xe cũng như lịch sử nợ xấu của ứng viên tại các ngân hàng. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng chắc chắn hơn và đưa ra lựa chọn phù hợp cho vị trí công việc.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Kiểm tra tham chiếu của JobTest
Tập trung chuyên môn phỏng vấn
Khi tất cả những thông tin liên quan đến ứng viên đã được xác thực kỹ càng thì nhà tuyển dụng chỉ cần tập trung hoàn toàn vào quá trình phỏng vấn. Điều này sẽ giải quyết rất nhiều gánh nặng cho bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp.
Hiểu rõ hơn về ứng viên
Kiểm tra tham chiếu là cách hiệu quả nhất để nhà tuyển dụng có thể xác minh được những thông tin mà ứng viên cung cấp. Qua đó, doanh nghiệp không chỉ nắm rõ về trình độ mà còn hiểu hơn về thực lực và thái độ làm việc của ứng viên.
Giảm rủi ro tuyển dụng
Việc tuyển sai người đang diễn ra rất nhiều trong doanh nghiệp ngày nay. Và hậu quả là sau một thời gian ngắn, doanh nghiệp phải bắt đầu lại quy trình tuyển dụng. Điều này gây mất rất nhiều thời gian và chi phí.
Và doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc phục được thực trạng này bằng cách sử dụng dịch vụ kiểm tra tham chiếu của JobTest.
Lời kết
Việc chọn ra một ứng viên phù hợp nhất luôn là thách thức với các doanh nghiệp vì cần phải so sánh đối chiếu họ với nhiều cá nhân khác để có thể đưa ra cái nhìn công bằng và chính xác nhất. Để giải quyết vấn đề này, quý doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm và dịch vụ kiểm tra tham chiếu – xác minh thông tin ứng viên của JobTest để quy trình tuyển dụng được hiệu quả nhất.