Ngày nay, các dữ liệu nhân sự của mỗi doanh nghiệp cần lưu trữ đa dạng. Vì vậy, các nhà lãnh đạo luôn đau đầu trong việc theo dõi và cập nhật những thông tin đã thay đổi, tìm kiếm, tra cứu, phân tích làm báo cáo,… Hiểu được những khó khăn, thách thức đó các phần mềm quản lý nhân sự với nhiều chức năng vượt trội đã ra đời nhằm chia sẻ gánh nặng công việc với các nhà quản lý.
Các công cụ Internet hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Nhưng để tìm ra các phần mềm phù hợp, các nhà lãnh đạo cần đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự tổng quát trước khi áp dụng vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Vậy dựa vào các yếu tố nào để đánh giá mức độ phù hợp giữa phần mềm và doanh nghiệp? Hãy theo dõi bài viết dưới này để biết được câu trả lời nhé!
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nguồn nhân lực là quy trình tuyển dụng con người, đào tạo, khen thưởng, phát triển các chính sách liên quan và phát triển các chiến lược để giữ chân nhân viên.
Trong quá khứ, quản lý nhân sự chỉ bao gồm xử lý tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty,… Nói cách khác, việc quản lý nguồn nhân sự giữ vai trò hành chính hơn là chiến lược. Như vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự là giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí quản lý, hướng đến xây dựng doanh nghiệp số.
Các phần mềm quản lý nhân sự ngày nay ngoài việc đáp ứng những nhu cầu cơ bản về việc quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ, thông tin nhân viên trong doanh nghiệp, quản lý hợp đồng, tính lương,… mà còn hỗ trợ quản lý các công tác đào tạo, kế hoạch tuyển dụng, đánh giá – phân bổ nhân lực phù hợp,…
Bên cạnh đó, còn bao gồm một số tính năng khác nổi bật: xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá, đào tạo hay E-learning, xây dựng hệ thống chính sách và còn hơn thế nữa. Mục đích của phần mềm là kết hợp các quy trình hành chính và nguồn nhân lực, từ đó nhà quản lý có thể phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ và khen thưởng.
Việc hội tụ nhiều tính năng chuyên biệt, sự đa dạng của phần mềm quản lý nhân sự ngày nay đã giúp các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn khi tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.
Bạn có thể sử dụng những phần mềm có chức năng đơn giản nhưng giá cả phải chăng nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp nhỏ, không có yêu cầu cao về quản lý nhân sự. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn hơn có nhu cầu quản lý nhân sự cao thì bạn cần tìm các phần mềm hỗ trợ đa dạng các tính năng.
Ưu và nhược điểm các phần mềm quản lý nhân sự
Trên thực tế, đối với mỗi phần mềm quản lý nhân sự nào cũng có ưu và nhược điểm khác. Dưới đây JobTest sẽ giúp bạn liệt kê một số ưu/nhược điểm:
Ưu điểm
- Tiết kiệm thời gian quản lý và điều hành cho bộ phận Hành chính – Nhân sự
- Tiết kiệm chi phí nhân sự
- Lên kế hoạch và phân bổ vị trí nhân sự dễ dàng hơn
- Đánh giá chính xác năng lực nhân viên
- Giám sát thời gian, quá trình và hiệu quả làm việc
Nhược điểm
Đa số những nhược điểm sẽ xuất hiện ở những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí. Các hạn chế thường gặp được kể đến như:
- Thiếu tính năng đồng bộ. Thường không được hỗ trợ tích hợp với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp
- Không được nâng cấp và bảo dưỡng
- Không bảo mật thông tin có tính rủi ro cao
- Tính khả dụng không cao
- Đôi khi là chuột bạch trong các phiên bản thử nghiệm của nhà cung cấp phần mềm
Đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay
Có 3 loại hình phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất hiện nay đó là:
Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
Hiện nay trên các công cụ tìm kiếm, bạn có thể tìm thấy rất nhiều kết quả về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí. Tuy nhiên, việc sử dụng lâu dài các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp đã được JobTest nêu trên. Vì vậy, với các doanh nghiệp có định hướng sử dụng lâu dài, việc sử dụng những phần mềm này hoàn toàn không khả thi.
Các phần mềm quản lý nhân sự “đóng khuôn”
Là phần mềm được thiết kế cho tất cả các doanh nghiệp, có tính dùng chung rất cao. Chúng được bán với một số lượng lớn và không phụ thuộc vào sự đặc thù nào của doanh nghiệp. Chi phí phát triển phần mềm “đóng khuôn” được phân bổ cho hàng chục nghìn khách hàng, giá các phần mềm quản lý nhân sự “đóng khuôn” thường rẻ nên phù hợp với doanh nghiệp nhỏ khi số lượng nhân sự ít cũng như nghiệp vụ liên quan đến nhân sự không nhiều. Tuy nhiên, việc “đóng khuôn phần mềm” như vậy đồng nghĩa với việc phần mềm sẽ không đáp ứng được hết các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù riêng cho doanh nghiệp có quy mô lớn hơn.
Các phần mềm quản lý nhân sự tuỳ chỉnh
Phần mềm quản lý nhân sự tuỳ chỉnh là các phần mềm được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp, đáp ứng được tất cả các nhu cầu đặc thù hoặc yêu cầu khác từ các doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân sự tuỳ chỉnh này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, bởi có nhiều thông tin cần quản lý và đánh giá.
Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý nhân sự – AiHR của JobTest không chỉ đáp ứng những yêu cầu cơ bản của quản lý nhân sự mà hơn hết phần mềm còn cung cấp nhiều chức năng nâng cao khác như:
- Quản lý và đánh giá hiệu quả công việc, năng lực của nhân viên qua bộ từ điển KPIs
- Quản lý quy trình làm việc
- Xây dựng khung năng lực, từ điển năng lực riêng cho doanh nghiệp
- Tích hợp cơ chế tính lương 3P
- Đánh giá nhu cầu và hoạch định chiến lược đào tạo lâu dài
Với AiHR doanh nghiệp bạn có thể truy cập và quản lý nhân sự ở bất kỳ nơi đâu chỉ với điện thoại, laptop có kết nối Internet. Điều này giúp các nhà lãnh đạo có thể theo dõi, giám sát tiến độ công việc, tình hình hoạt động của công ty.
Bên cạnh đó, AiHR có giao diện phần mềm dễ sử dụng với các tính năng tối ưu hứa hẹn đem đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất, tiện lợi nhất.
Để lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, mỗi doanh nghiệp cần quan tâm đến yếu tố quy mô, nhân sự và nhu cầu của tổ chức để đưa ra quyết định ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp. Với những lời nhận xét và đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự từ JobTest, hy vọng các doanh nghiệp đã có cái nhìn đầy đủ, đa chiều về công cụ quản lý này và sớm ứng dụng trong việc quản lý doanh nghiệp để nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và thời gian lao động.
