Từ điển năng lực và khung năng lực đem đến ý nghĩa lớn trong quá trình xây dựng chiến lược đào tạo và hoạch định nguồn nhân lực. Hai yếu tố này song hành và bổ trợ cho việc phát triển bền vững đội ngũ nhân sự doanh nghiệp. Bên cạnh đó, từ điển và khung năng lực cũng góp phần sàng lọc nhân sự rất hiệu quả.
Phân biệt từ điển năng lực và khung năng lực
Từ điển năng lực
Từ điển năng lực là tập hợp các loại năng lực được chuẩn hoá thành hệ thống. Từ điển năng lực có độ phủ sóng rộng rãi trong doanh nghiệp, cho mọi vị trí nhân sự và chức vụ trong sơ đồ nhân sự. Bên cạnh đó, các năng lực cốt lõi có trong từ điển năng lực luôn bám sát mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp. Chính vì thế, mỗi tổ chức đều có thể tự xây dựng bộ từ điển của riêng mình.
Từ điển năng lực bao gồm bốn nhóm năng lực chính là:
Nhóm năng lực chung (phi kỹ thuật)
Tập trung vào mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nhân viên phát triển năng lực nào dựa vào chương trình đào tạo và các nội dung có sẵn do các vị trí nhân sự cấp cao truyền đạt lại.
Nhóm năng lực kỹ thuật/ chuyên môn
Năng lực này thể hiện bộ kỹ năng cần thiết để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. Năng lực kỹ thuật tập trung vào khai thác đặc thù công việc. Chính vì thế, mỗi cá nhân được tiếp cận với từng công việc cụ thể để tìm ra điểm phù hợp giữa năng lực cá nhân với đặc thù công việc.
Nhóm năng lực lãnh đạo
Đại diện cho khả năng quản lý, dẫn dắt đội nhóm, khả năng giao tiếp, giải quyết tình huống phát sinh,… Bên cạnh đó, năng lực lãnh đạo không chỉ gói gọn ở cấp bậc lãnh đạo. Các vị trí nhân sự cấp trung có thể bộc lộ nhóm năng lực này trong các dự án tiềm năng. Một số năng lực lãnh đạo nổi trội như kỹ năng hoạch định chiến lược, tổ chức, điều phối, kiểm soát ngân sách, theo sát tiến độ công việc đều nằm trong nhóm năng lực lãnh đạo.
Khung năng lực
Khung năng lực bao hàm từ điển năng lực. Nó được xây dựng dựa trên đặc thù của chức vụ trong doanh nghiệp. Cấu trúc chung của khung năng lực bao gồm năng lực theo vai trò, năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn và năng lực hành vi. Với mỗi vị trí nhân sự khác nhau, khung năng lực sẽ có cách ứng dụng khác nhau.
Ý nghĩa của từ điển năng lực
Từ điển năng lực giống như thước đo năng lực cho mọi vị trí nhân sự trong doanh nghiệp. Nó có liên quan tới bộ khung năng lực giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngược lại, nhân viên có thể dựa vào bộ từ điển năng lực để cải thiện kỹ năng và mục tiêu cá nhân. Ngoài ra, từ điển năng lực còn thể hiện vai trò trong các khía cạnh quản trị nhân lực như:
Tìm kiếm nhân tài, sàng lọc ứng viên
Các tiêu chí có trong bộ từ điển năng lực giúp nhà tuyển dụng định hình chính xác mục tiêu trong tuyển dụng. Từ đó, nhà tuyển dụng lên kế hoạch tìm kiếm nhân tài dựa vào các “keyword” hoặc năng lực có liên quan. Quá trình tuyển dụng cũng được rút ngắn đạt hiệu suất cao hơn.
Đào tạo, nâng cao chuyên môn nhân viên
Từ điển năng lực bao gồm các từ khoá giúp doanh nghiệp bám sát quá trình đào tạo nhân sự. Các khoá học được gắn liền với lộ trình phát triển doanh nghiệp, giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của phát triển năng lực bản thân.
Đánh giá, thiết lập chế độ lương thưởng
Từ điển năng lực góp phần không nhỏ trong đánh giá chất lượng và hiệu suất công việc. Tương ứng với vị trí nhân sự và mức độ trách nhiệm với doanh nghiệp, từ điển năng lực có thể quy đổi cơ chế lương thưởng một cách phù hợp và công bằng.
Ý nghĩa của khung năng lực
Khung năng lực đóng vai trò lớn trong quản trị nhân sự. Từ khâu tuyển dụng cho tới quản lý đội ngũ nhân sự nội bộ, khung năng lực đều góp phần làm cân bằng và đánh giá khách quan năng lực của mỗi cá nhân.
Trong tuyển dụng
Trong khía cạnh tuyển dụng, khung năng lực được sử dụng như cơ sở để xây dựng bản mô tả công việc cụ thể. Từ đó, nhà tuyển dụng dễ dàng sàng lọc ứng viên chất lượng, phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các câu hỏi bám sát khung năng lực vừa giúp quá trình phỏng vấn diễn ra chuyên nghiệp, vừa giúp doanh nghiệp tìm được ứng viên phù hợp.
Trong đào tạo và phát triển
Về mặt đào tạo và phát triển (L&D), khung năng lực là cơ sở giúp doanh nghiệp xác định mục đích đào tạo, xây dựng nội dung phát triển nội bộ. Bên cạnh đó, nhà quản trị có thể lồng ghép các yếu tố xây dựng chiến lược kế thừa nhờ khung năng lực lãnh đạo. Khai thác và phát triển tiềm năng của nhân viên cũng là vai trò chính của bộ khung năng lực.
Khung năng lực gắn liền với hệ thống chức vụ trong cơ cấu nhân sự là yếu tố thúc đẩy vai trò và trách nhiệm của cấp bậc. Nhân viên muốn tạo đà thăng tiến cần đáp ứng bộ khung năng lực cấp cao. Ngược lại, lãnh đạo cũng dựa nào độ phù hợp giữa nhân sự và văn bản pháp lý về khung năng lực để hợp pháp hoá lộ trình thăng tiến. Điều này tạo ra sự công bằng cạnh tranh trong doanh nghiệp.
Việc xây dựng từ điển năng lực và khung năng lực góp phần kiến tạo hệ thống nhân sự bền vững và công bằng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tự chủ trong việc xây dựng bộ khung và từ điển riêng cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc độc lập và phù hợp với mục tiêu dài hạn trong tương lai.