Mẫu file quản lý nhân sự hiệu quả bằng Excel 2023

Việc quản lý nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Và hiện nay, phương pháp quản lý nhân sự bằng Excel đang trở thành một lựa chọn phổ biến đối với nhiều tổ chức và doanh nghiệp bởi tính linh hoạt, đơn giản và dễ dàng sử dụng của Excel.

Tuy nhiên, nếu bạn chưa biết cách tạo và sử dụng một file quản lý nhân sự trên Excel, việc này có thể gây khó khăn cho bạn. Bài viết dưới đây của JobTest đã tổng hợp các bước cần thiết để tạo và sử dụng file quản lý nhân sự trên Excel, cũng như những lợi ích mà việc sử dụng Excel mang lại cho quá trình quản lý nhân sự bạn có thể tham khảo.

1. Cách xây dựng file quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel

1.1 Mẫu excel để quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Để quản lý nhân sự hiệu quả, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mẫu Excel quản trị nhân sự, nơi lưu trữ các thông tin liên quan đến vấn đề quản lý. 

Mẫu Excel này thường bao gồm nhiều sheet khác nhau thể hiện đầy đủ các yếu tố như: 

• Dữ liệu nhân sự của công ty
• Tổng hợp nguồn nhân lực
• Thông tin về khen thưởng và kỷ luật
• Điều chỉnh lương, sheet chứa thông tin về hợp đồng lao động
• Bản cam kết của hợp đồng
• Dữ liệu quyết định tăng lương. 

Các thông tin này giúp cho quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, đồng thời tạo điều kiện cho các quyết định quan trọng được đưa ra một cách chính xác và nhanh chóng.

1.2 Trọn bộ mẫu quản lý nhân sự bằng excel [bảng mới nhất]

Việc áp dụng Excel vào quản trị nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp tăng tính hiệu quả và tăng tốc độ xử lý công việc, mà còn được lựa chọn rộng rãi bởi tính tiện lợi mà nó mang lại. Bạn có thể tham khảo các bảng mẫu quản lý nhân sự trên Excel.

2. Lợi ích vượt trội khi ứng dụng công cụ quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel

2.1 Thao tác đơn giản

Excel cung cấp các thao tác đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng, giúp tăng tính hiệu quả và tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự. Với sự phổ biến và chi phí đầu tư thấp của phần mềm Excel, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp này để quản lý nhân sự và đạt được kết quả tốt.

2.2 Các biểu mẫu đa dạng

Các file quản trị nhân sự bằng Excel cung cấp cho nhà quản lý một loạt các biểu mẫu đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau. Điều đặc biệt là bạn có thể tùy chỉnh và thiết kế những biểu mẫu theo ý muốn, tùy chỉnh định dạng, và sắp xếp bố cục sao cho phù hợp với nhu cầu và sở thích của riêng bạn.

2.3 Dễ dàng sử dụng

File Excel cho phép bạn quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả trên hệ thống của mình. Không chỉ vậy, Excel còn giúp doanh nghiệp tiếp cận và phân tích số liệu, thống kê một cách nhanh chóng và chính xác. Điều đặc biệt là Excel là một phần mềm miễn phí, do đó doanh nghiệp không cần tốn chi phí để sử dụng nó, điều này giúp tiết kiệm ngân sách và tăng cường sức mạnh cho doanh nghiệp.

Mặc dù Excel mang đến nhiều lợi ích trong việc quản trị nhân sự, tuy nhiên, phương pháp này cũng đồng thời tồn tại một số hạn chế bạn cần lưu ý như khả năng lưu trữ dữ liệu, lỗi hàm, việc tìm kiếm và sắp xếp các file cũng có thể tốn nhiều thời gian.

Xem thêm: 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Miễn Phí Tốt Nhất 2023

3. Nhược điểm của việc quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel

3.1 Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát

Khi quản lý nhân sự trên Excel, bạn sẽ phải tạo nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực khác nhau. Điều này tốn thời gian và làm khó khăn trong việc tổng kết và ra quyết định.

3.2 Quản lý nhân sự bằng excel có độ bảo mật kém

Không giống như những phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trường hợp người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài. Thêm vào đó, nếu có nhiều người sử dụng chung biểu mẫu còn có thể gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.

3.3 Không có khả năng tích hợp

Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, việc Excel không có khả năng tích hợp còn làm tốn nhiều thời gian việc và giảm hiệu suất công việc.

3.4 Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp

Mặc dù Excel có thể lưu trữ dữ liệu với hàng trăm, hàng nghìn dòng và các sheet khác nhau, tuy nhiên khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, phần mềm này sẽ gây ra những thách thức lớn. Khi lượng dữ liệu tăng lên đồng nghĩa với việc người quản trị phải đối mặt với những khó khăn trong việc sử dụng và quản lý dữ liệu.

4. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực hiệu quả thay thế Exel: AiHR

Phần mềm quản lý nhân sự tối ưu AiHR sẽ trở thành trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong mọi tác vụ về nhân sự, khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của Excel.

🔰 AiHR – Phần mềm quản lý nhân sự gồm 08 chức năng hoàn thiện: 

• Quản lý tổ chức (OSS): Quản lý & sắp xếp thông minh hồ sơ, định biên nhân sự 
• Tuyển dụng nhân tài (TAs): Kết nối, tiếp cận, nuôi dưỡng ứng viên đa nguồn
• Chấm công: Face ID/GPS/…đồng bộ tự động dữ liệu bảng công, ca kíp để tính lương.
• Tinh Lương & Phúc lợi (C&B): Tự động tính mọi công thức & bảng lương phức tạp nhất
• Đánh giá KPIs & Năng lực: theo khung & từ điển năng lực cho từng vị trí
• Đào tạo & Phát triển (TMS): Tự động xây dựng lộ trình đào tạo với từng nhân viên 
• Hoạch định đội ngũ kế thừa (HiPo): Lập kế hoạch thăng tiến cho nhân viên tiềm năng
• E-Portal (EX): Cổng thông tin nội bộ doanh nghiệp

👉 AiHR cam kết 3 KHÔNG khi khách hàng sử dụng: 

❌ Nói không với excel & giấy tờ thủ công

❌ Nói không với chi phí phát sinh khi điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu

❌ Nói không với hỗ trợ & phản hồi thắc mắc chậm trễ