Quản lý thông tin nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của các doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và bền vững của tổ chức. Do đó, việc đầu tư và tập trung xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự phù hợp là rất cần thiết để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Nếu áp dụng một hệ thống quản lý thông tin nhân sự hiệu quả, tổ chức sẽ thu được nhiều giá trị hơn từ nhân viên của mình. Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng hệ thống quản lý thông tin nhân sự trong tổ chức, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây của JobTest nha!
1. Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là gì?
Hệ thống quản lý thông tin nhân sự được gọi là hệ thống tài liệu giúp thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin về nguồn nhân lực của tổ chức. Vai trò của hệ thống này là hỗ trợ người dùng đưa ra các quyết định đúng đắn trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý thông tin nhân sự còn giúp tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng và huy động nguồn nhân lực để tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Hơn nữa, hệ thống này còn là một công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc lập kế hoạch và xây dựng chiến lược. Bằng cách khai thác dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin nhân sự, người dùng có thể dự báo, phân tích và truy vấn thông tin để thực hiện các công việc quản trị liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả.
Xem thêm: 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Miễn Phí Tốt Nhất 2023
Hệ thống quản lý thông tin nhân sự đóng vai trò gì trong Doanh nghiệp?
Chúng ta không thể phủ nhận rằng hệ thống quản lý thông tin nhân sự là một phần không thể thiếu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp những lợi ích quan trọng hệ thống này đem lại cho tổ chức:
2.1. Xây dựng, đánh giá và duy trì nguồn nhân lực.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp cho việc tìm kiếm, thu hút và phát triển nguồn nhân lực trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ trong việc đánh giá hiệu quả của nhân lực trong quá trình phát triển tổ chức.
Hệ thống quản lý thông tin nhân sự cũng đảm bảo các nhu cầu về chất lượng và số lượng nhân lực. Với vai trò quan trọng của mình, hệ thống này được thể hiện rõ ràng trong hoạt động sản xuất hàng hóa cũng như dịch vụ cho Doanh nghiệp, giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho thương hiệu.
2.2. Khẳng định vị thế cạnh tranh cho thương hiệu doanh nghiệp
Nguồn nhân lực được coi là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, doanh nghiệp có thể ra quyết định đúng đắn và nhất quán hay không khác biệt rất lớn khi sở hữu một hệ thống quản lý nhân sự chất lượng.
Thêm nữa, một hệ thống quản trị nhân lực hiệu quả còn là cơ sở hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh trở nên suôn sẻ và ổn định hơn. Tuy nhiên, yếu tố quyết định tốc độ phát triển của tổ chức đó vẫn phải nhắc đến đội ngũ nhân sự.
Khi áp dụng thành công hệ thống quản lý nhân sự vào trong vận hành, công tác quản trị và hoạt động nhân sự nói chung chắc chắn sẽ được thực hiện hiệu quả hơn. Điều này cũng sẽ giúp cho nhân viên có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức, từ đó tạo ra nhiều giá trị giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường.
3. Các tính năng của hệ thống quản lý thông tin nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho phép người dùng nắm rõ các trách nhiệm và quyền lợi của đội ngũ nhân viên, hỗ trợ công tác quản trị và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn.
Hệ thống này cung cấp nhiều chức năng quan trọng, bao gồm lưu trữ thông tin nhân viên, tạo báo cáo theo định kỳ, xây dựng chiến lược với các công cụ dự báo, mô phỏng và phân tích nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ tổ chức trong việc tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực, giúp tăng cường đội ngũ lao động và nâng cao năng suất làm việc.
Với hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả, Doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích như quản lý nhân sự hiệu quả hơn, tối ưu hóa chi phí và tăng cường sự hài lòng của nhân viên. Một số chức năng cụ thể của hệ thống thông tin quản lý nhân viên gồm:
- Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp.
- Thực hiện phân tích và đánh giá chất lượng của ứng viên và nhân sự một cách có hệ thống và có kế hoạch.
- Tổ chức và quản lý việc luân chuyển nhân sự trong Doanh nghiệp khi cần thiết hoặc khi có nhu cầu phát sinh.
- Quản lý các chế độ phúc lợi và đãi ngộ của nhân sự theo một cách có tổ chức và hợp lý.
- Cung cấp các cảnh báo và báo cáo cho bộ phận quản lý theo yêu cầu của cấp trên.
- Xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về nhu cầu nguồn nhân lực của Doanh nghiệp.
- Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự một cách hiệu quả và liên tục.
Hệ thống quản trị thông tin nhân sự sẽ giúp Doanh nghiệp đánh giá được tiềm năng bên trong của đội ngũ lao động, bao gồm thể lực, tâm lực và trí lực một cách đầy đủ và toàn diện. Hơn nữa, hệ thống này cũng hỗ trợ phát hiện và giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn trong quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả.
4. 5 loại hỗ trợ cho hệ thống quản lý thông tin nhân sự
Trong bài viết này, JobTest sẽ giới thiệu 5 loại phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự có thể trở thành công cụ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn.
4.1. Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (HRM) là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản trị nhân sự, bao gồm các tính năng sau:
- Cho phép người dùng tạo dễ dàng các tệp dữ liệu về mô tả công việc, vị trí làm việc, năng lực và ứng viên.
- Hỗ trợ cho quản lý trong việc phân tích dữ liệu nhanh chóng để lập kế hoạch chiến lược và hoạt động của tổ chức thông qua các câu hỏi “What-If”. Điều này giúp doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu chi tiết và hoạt động một cách bài bản.
- Phát triển hàng loạt các tệp dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu. Sau khi triển khai, người dùng có thể dễ dàng thực hiện quản lý nhân sự trong một thời gian ngắn.
Tuy nhiên, để phát triển và kiểm soát hệ thống một cách dễ dàng, nhân viên quản trị nhân sự cần phải có kiến thức về quản trị cơ sở dữ liệu. Một nhược điểm của việc tiếp cận này là các tệp dữ liệu không thể chia sẻ với các nhân viên khác trong tổ chức. Điều này cần được cân nhắc trước khi áp dụng phương pháp quản lý này.
4.2. Phần mềm biểu diễn bảng tính
Phần mềm biểu diễn bảng tính có khả năng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong nhiều nhiệm vụ, bao gồm:
- Tạo ngân sách chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực.
- Đánh giá dữ liệu liên quan đến các vấn đề nhân sự.
- Xây dựng bảng biểu thống kê về số lượng và tỷ lệ lao động theo ngành nghề, tai nạn, bệnh tật, tử vong hoặc độ tuổi khác nhau,…
4.3. Phần mềm thống kê
Phần mềm thống kê là một công cụ hữu ích giúp quản lý thông tin nhân sự một cách chặt chẽ. Khách hàng có thể sử dụng phần mềm này cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:
- Phân tích chi tiết cơ cấu đội ngũ lao động theo độ tuổi, giới tính và trình độ. Nhờ đó, hệ thống sẽ cung cấp dữ liệu nhanh chóng, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự một cách hiệu quả.
- Thống kê tỷ lệ tai nạn lao động, bệnh tật và tử vong giữa các nhóm ngành khác nhau. Từ đó, phòng nhân sự có thể xác định và so sánh tỷ lệ này ở các nhóm ngành, giúp cho doanh nghiệp thiết kế chính sách nhân sự phù hợp hơn.
- Giúp dự toán các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm và trợ cấp cho các năm hoạt động tới. Điều này giúp doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi phí cho tương lai một cách chính xác.
4.4. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự thông minh
Phần mềm quản lý thông tin nhân sự thông minh cung cấp các tính năng sau:
- Hợp nhất các tệp quản lý lao động vào một hệ thống phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu hiệu quả.
- Cung cấp khả năng tạo báo cáo từ các tệp dữ liệu sẵn có trên hệ thống, giúp quản lý thông tin nhân sự một cách dễ dàng.
4.5. Phần mềm quản lý thông tin nhân sự với chức năng hữu hạn
Cac vai trò tiêu biểu, thay đổi vượt trội của phần mềm này có thể kể đến như:
- Một số hoạt động cụ thể có thể giúp tự động hóa quản lý nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng.
- Dữ liệu thu được từ hoạt động này có thể cung cấp thông tin quan trọng để phát triển nhanh hơn sự nghiệp của các nhân viên bằng cách tập trung vào các điểm mạnh của họ.
Tóm lại, thông qua việc sử dụng các phần mềm quản lý thông tin nhân sự, doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch quản lý con người một cách chặt chẽ và đem lại nhiều lợi nhuận như mục tiêu đã đề ra. Hy vọng bài viết này từ Jobtest sẽ mang lại cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích và các phương pháp quản lý nguồn nhân sự hiệu quả, tối ưu nhất với nguồn lực, đặc biệt trong giai đoạn khó khăn chung hiện nay.