Nhân sự được xem là một trong những tài sản vô giá của một tổ chức. Việc lập kế hoạch nhân sự rõ ràng và chi tiết sẽ giúp cho doanh nghiệp quản trị và sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả, đồng thời còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.Tuy nhiên, nhiều tổ chức đối mặt với thách thức quản lý và lập kế hoạch cho nguồn nhân lực trong tương lai. Trong bài viết này, JobTest sẽ giải thích kỹ hơn về kế hoạch nhân sự, cũng như cách triển khai hiệu quả phù hợp nhất.
1. Kế hoạch nhân sự là gì?
Kế hoạch nhân sự là quy trình quan trọng trong việc lập ra kế hoạch chiến lược của một công ty, nhằm đánh giá và xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Điều này giúp bạn hiểu được số lượng và loại nhân viên cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của công ty. Kế hoạch nhân sự sẽ trả lời cho các câu hỏi về công việc cần thực hiện, số lượng nhân viên cần tuyển dụng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để làm công việc, cũng như các kỹ năng cần được đào tạo và xem xét các kỹ năng dư thừa trong lĩnh vực nào.
Kế hoạch nhân sự có thể áp dụng cho toàn bộ công ty hoặc cho các nhóm hoặc bộ phận nhỏ hơn, thậm chí cả các dự án riêng lẻ. Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh của công ty tập trung vào việc mở rộng lực lượng bán hàng trong năm tới, thì kế hoạch nhân sự sẽ giúp chuẩn bị cho bộ phận bán hàng cho sự tăng trưởng đó với những người phù hợp và kỹ năng cần thiết được tuyển dụng vào đúng thời điểm.
Một bảng kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp:
- Giảm chi phí lao động
- Tối đa hóa năng suất
- Xóa bỏ khoảng cách kỹ năng
- Tăng sự gắn kết của nhân viên
- Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên
- Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
- Hợp lý hóa tăng trưởng kinh doanh.
Việc rõ ràng khi lập kế hoạch nhân sự sẽ ngăn chặn các vấn đề có thể làm chậm tốc độ tăng trưởng hoặc cản trở chất lượng sản phẩm và dịch vụ của bạn, giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giữ cơ hội kinh doanh. Các kế hoạch nhân sự cũng giúp hướng dẫn các quyết định về ngân sách và tài chính trong tổ chức, giúp các công ty tuyển dụng, thuê và phát triển nhân viên một cách hiệu quả.
Xem thêm: 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Miễn Phí Tốt Nhất 2023
2. 06 Bước xây dựng kế hoạch nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp
2.1. Xác định mục tiêu kinh doanh
Trước khi thực hiện các thay đổi về nhân sự, hãy xác định mục tiêu chính của tổ chức thông qua chiến lược kinh doanh và điều chỉnh kế hoạch nhân sự phù hợp. Điều này đảm bảo rằng các kế hoạch và quyết định liên quan đến nhân sự sẽ hỗ trợ cho mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
Ví dụ, khi mở một địa điểm mới, cần di chuyển hoặc thuê thêm nhân viên mới, và chiến lược kinh doanh sẽ giúp đưa ra quyết định đúng đắn.
2.2. Xác định tình hình nhân sự hiện tại của tổ chức
Để xây dựng một kế hoạch nhân sự thành công, trước hết bạn cần phải nắm rõ nguồn nhân lực hiện có của tổ chức. Nếu bạn đã có một cơ sở dữ liệu nhân sự tốt, quá trình này có thể đơn giản hơn. Tuy nhiên, nếu thông tin nhân sự được lưu trữ trên nhiều nguồn, bạn cần phải tổng hợp dữ liệu đó thành một nguồn duy nhất và chính xác.
Khi bạn có dữ liệu nhân sự, bạn có thể đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và tìm ra những thông tin có thể giúp bạn ra quyết định. Các yếu tố quan trọng cần được chú ý bao gồm:
- Số lượng người trong biên chế
- Phân bổ nhân viên trong các nhóm công việc
- Kỹ năng và năng lực của lực lượng lao động
- Những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt có thể trở thành các nhà lãnh đạo tiềm năng và những người có thành tích thấp hoặc có khả năng nghỉ việc.
Ngoài ra, tuổi và thời gian làm việc của nhân viên cũng rất quan trọng để dự đoán số lượng nhân sự có thể nghỉ hưu trong tương lai. Việc thu thập những thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể về nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức và định hướng cụ thể hơn về nhu cầu và cơ hội phát triển nhân sự trong tương lai.
2.3. Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai
Sau khi đánh giá bối cảnh nhân sự hiện tại, bạn cần thực hiện dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai. Để làm điều này, bạn cần xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định và cơ hội nhân sự, bao gồm mục tiêu kinh doanh, doanh thu, những thay đổi trong nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh thu hút nhân tài quan trọng, tỷ lệ thất nghiệp,… Tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp.
Để đưa ra dự đoán tự tin và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau đây:
- Phân tích kỹ thuật số: Sử dụng các công cụ và phần mềm phân tích dữ liệu để phân tích xu hướng và dữ liệu của công ty và ngành nghề.
- Thăm dò và khảo sát: Tiến hành các cuộc khảo sát và phỏng vấn với nhân viên hiện tại và tiềm năng để thu thập thông tin về nhu cầu nhân sự và các yếu tố ảnh hưởng.
- Phân tích kinh tế học: Nghiên cứu các xu hướng kinh tế và dự báo tương lai để đưa ra các dự đoán về nhu cầu nhân sự của công ty.
- Đánh giá hiệu suất nhân viên: Đánh giá và phân tích hiệu suất nhân viên hiện tại để đưa ra các dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai.
- Xây dựng các kịch bản: Tạo ra nhiều kịch bản khác nhau để đưa ra dự đoán về nhu cầu nhân sự của công ty trong các tình huống khác nhau và đưa ra các kế hoạch ứng phó.
2.4. Thực hiện phân tích các lỗ hổng
Hoàn thành việc đánh giá nhân sự cũng là lúc bạn có thể so sánh hai báo cáo để tìm ra các khoảng trống. Bạn cần xem xét vị trí hiện tại của nhân viên của bạn và điều gì cần thiết để cải thiện vị trí của họ. Bạn cần phân tích sự khác biệt giữa hai báo cáo và xác định xem có cần thêm nhân viên không. Bạn cần đánh giá liệu lực lượng lao động hiện tại của bạn có đáp ứng được mục tiêu kinh doanh trong tương lai hay không, và liệu có thiếu kỹ năng nào cần để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Khi bạn đã hoàn thành quá trình này, biểu đồ cung và cầu kỹ năng có thể giúp bạn định vị số lượng nhân viên và ứng viên có các kỹ năng mà bạn cần và liệu bạn cần tuyển dụng hay đào tạo để đáp ứng được các yêu cầu của mình.
2.5. Lập kế hoạch nhân sự
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch phân bổ nhân sự. Quá trình này bao gồm các hoạt động như:
- Tái cơ cấu nhân sự: Tinh chỉnh và bố trí lại nhân sự trong các bộ phận sao cho phù hợp dựa trên kinh nghiệm, năng lực và chuyên môn của từng nhân viên.
- Luân chuyển nhân sự: Đề bạt, tiến cử hoặc chuyển nhân sự giữa các phòng ban dựa trên các tiêu chí cụ thể.
- Tuyển dụng: Xác định số lượng nhân sự cần tuyển, hình thức tuyển dụng và thời gian tuyển dụng để đảm bảo quá trình diễn ra theo đúng kế hoạch và hiệu quả, tránh tình trạng tuyển dụng quá nhiều nhân sự không cần thiết.
2.6. Đánh giá kế hoạch
Sau khi hoàn thành kế hoạch nhân sự, việc đánh giá kết quả là rất quan trọng để xem xét những thành công và thất bại trong quá trình thực hiện. Điều này giúp các nhà quản lý đánh giá kết quả, phát hiện ra các điểm yếu và đưa ra giải pháp khắc phục để cải thiện trong kế hoạch tiếp theo.
Ngoài ra, việc so sánh giữa kế hoạch và thực tế giúp xác định độ chính xác của kế hoạch và đưa ra các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa hoạt động trong tương lai.
3. Mẫu kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp
JobTest có tổng hợp mẫu kế hoạch nhân sự áp dụng cho mọi doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với quy mô, nguồn lực hiện tại.
4. Tổng kết
Trong bài viết này, JobTest đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng về bảng kế hoạch nhân sự và giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của nó trong việc quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Qua đó, bạn có thể tiếp cận các phương pháp xây dựng bảng kế hoạch nhân sự một cách thông minh và đạt được mục tiêu của mình.
Ngoài ra, JobTest cũng cung cấp cho bạn nhiều bài viết khác về chủ đề nhân sự và tuyển dụng trên trang Blog, giúp bạn tìm hiểu thêm về các vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự.
Nếu bạn muốn cập nhật thông tin và nhận được những ưu đãi mới nhất từ JobTest, hãy để lại thông tin dưới đây. Chúc bạn thành công trong việc quản lý nguồn nhân lực của mình.