Trong mọi mối quan hệ, những hành vi, thái độ ứng xử của chúng ta chịu ảnh hưởng bởi một bộ quy tắc hoặc các chuẩn mực xã hội. Như việc nói “xin lỗi” và “cảm ơn”, không ngắt lời, giao tiếp bằng mắt và rất nhiều lưu ý khác. Qua thời gian, các chuẩn mực này đi vào tiềm thức và làm cho con người có xu hướng tuân thủ dù không có ai bắt buộc hay được phát ra thành lời. Nhất là trong môi trường làm việc, các cộng sự, thành viên đồng thuận và thực hiện những chuẩn mực được chính họ sắp đặt.
Chuẩn mực đội nhóm là gì? Tại sao cần thiết lập chuẩn mực/quy định làm việc nhóm?
Khi làm việc trong một đội hoặc nhóm, để có thể giải quyết tốt vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn, phần thảo luận và thống nhất những hành vi được chấp nhận là rất quan trọng. Mục đích việc làm này là giúp mỗi một thành viên trong nhóm biết được họ cần làm gì để đáp ứng mong đợi của thành viên khác và những gì họ có thể mong đợi ở nhau.
Chuẩn mực đội nhóm là bộ những quy tắc hoặc nguyên tắc hoạt động giúp định hướng hành động những tương tác giữa các thành viên. Những hướng dẫn, quy định chung đã được thỏa thuận một cách rõ ràng, trong đó có cách thức giao tiếp, ứng xử và hoạt động tạo ra kết quả cuối cùng. Hơn nữa, quy tắc luôn giúp ngăn ngừa xung đột và hiểu lầm không đáng có. Đây chính là chìa khóa giúp xây dựng lòng tin, tăng hiệu suất và quyết định sự thành công của nhóm.
Trong khi các chuẩn mực được thống nhất và quy định rõ ràng là vô cùng cần thiết, một số tổ chức có thể đã xem nhẹ vai trò này. Thậm chí ngay cả khi các thành viên trong nhóm có thiện chí muốn áp dụng và thực hiện, các nguyên tắc hàng ngày của họ thiếu tính thực tế, dân chủ và rất dễ dàng bị phá vỡ.
Nếu bạn là một lãnh đạo, trưởng nhóm hoặc quản lý dự án, hãy xem xét bổ sung các chuẩn mực hành vi mang ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nhóm của mình. Nhìn nhận quan điểm của bản thân sẽ giúp bạn hiểu được hành vi chính mình và đề ra phương thức dẫn dắt nhóm hiệu quả.
Đặt mình vào vị trí thành viên trong nhóm để đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp:
- Tuân thủ các chuẩn mực của nhóm đem lại ích lợi gì?
- Làm cách nào để nhóm xác định các tiêu chuẩn của mình? Và làm sao để họ vận dụng những thỏa thuận này vào công việc hàng ngày, làm cho chúng trở thành một thói quen?
- Nhóm của bạn đã tạo ra những thành quả tích cực như thế nào?
10 bước để thiết lập chuẩn mực nhóm
Ngay từ đầu, bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm đóng góp ý tưởng của mình về những chuẩn mực chung thay vì tự soạn thảo một bảng các quy tắc và công bố trong một cuộc họp chính thức. Hãy thực hiện việc lắng nghe, tham khảo một cách tự nhiên, đơn thuần trong suốt các buổi họp thường trực cùng nhau. Không áp đặt, ra lệnh, chính phương pháp thảo luận song song này sẽ tạo ra những điều lệ nhóm hợp lý, khách quan hơn.
Một khuyến khích đối với bộ phận lãnh đạo và các nhóm trưởng đó là thực hành thiết lập chuẩn mực theo 10 bước như một bài tập nhỏ giữa các thành viên trong nhóm. Hãy xem đây là cuộc thảo luận dựa trên sự đồng tình 100% để tạo ra bộ các phương pháp và quy tắc nhóm tốt nhất.
Bước 1: Để mỗi thành viên trong nhóm nghĩ về trải nghiệm tồi tệ khi họ là thành viên của một nhóm (công việc, tình nguyện, câu lạc bộ,…) khi mà các thành viên cùng chịu trách nhiệm cho kết quả mà họ tạo ra.
Bước 2: Mỗi thành viên trong nhóm có 2 phút để viết ra những điều mà họ cho rằng đã khiến nhóm có trải nghiệm không đáng có. Yêu cầu họ có thể liệt kê những lý do cụ thể nhất.
Bước 3: Mời từng thành viên trong nhóm chia sẻ kinh nghiệm của họ với cả nhóm.
Bước 4: Để mỗi thành viên nghĩ về một đội làm việc tốt nhất mà họ từng tham gia. Vẫn trong vòng 2 phút, nhờ họ viết ra điều gì khiến đội đó trở nên tuyệt vời như thế, theo cách cụ thể.
Bước 5: Như bước 3, khuyến khích từng thành viên chia sẻ về trải nghiệm đó với cả nhóm.
Bước 6: Tập hợp cả nhóm lại. Với những ý kiến bình luận, thảo luận xem điều gì tạo nên trải nghiệm tốt và trải nghiệm không tốt.
Bước 7: Yêu cầu các thành viên đề xuất và lập một danh sách các hành vi và chuẩn mực sẽ giúp nhóm của họ thành công. Chú ý các vấn đề liên quan có thể là thách thức lớn mà nhóm sẽ đối mặt trong tương lai gần.
(Đảm bảo tất cả được trình bày trên màn hình hoặc trang giấy lớn để tất cả thành viên xem được)
Bước 8: Bàn luận theo nhóm và quyết định tiêu chí nào thật sự phù hợp mà mỗi người có thể ứng dụng và tuân thủ.
Thêm vào đó, hãy cho phép các thành viên đánh dấu và đặt lưu ý về mối quan tâm và thách thức mà cả nhóm cho rằng có thể gây khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện. Ngay cả khi chưa đưa ra được giải pháp lập tức, việc làm này sẽ phản ánh thực tế và trở thành mục tiêu cần giải quyết.
Bước 9: Thảo luận cách phản hồi và xử lý khi một thành viên không tuân thủ theo tiêu chuẩn nhóm đã đặt ra. Cơ chế giải quyết tình huống này là gì? Lý tưởng nhất chính là trao quyền cho các thành viên có thể nhắc nhở mang tính đóng góp, xây dựng chuẩn mực, lên tiếng cải thiện những mâu thuẫn và vi phạm hơn là chờ đợi sự giải quyết từ cấp trên.
Bước 10: Chuyển đổi danh sách hành vi “phải làm” của nhóm thành một bản tài liệu để tất cả thành viên có thể tiếp cận. Nhóm của bạn có thể chọn cách đăng tải danh sách chuẩn mực trên nền tảng điện tử, thiết kế và in ấn dễ nhìn hoặc truy cập nhanh như một tài liệu trong phòng họp.
Cuối cùng, khi một thành viên mới tham gia vào nhóm, với tư cách người đứng đầu, hãy giúp họ bắt kịp và thực hành để đạt tiêu chuẩn của nhóm. Hãy tạo điều kiện để họ đưa ra ý kiến thảo luận về điều gì khả thi và điều gì không. Đồng thời luôn đặt những chuẩn mực lên trước, để xem xét, cập nhật và cải thiện định kỳ nhằm cải thiện hiệu suất và công nhận nỗ lực của từng thành viên. Việc thiết lập chuẩn mực nhóm không phải chỉ diễn là một lần, mà trên thực tế, những hành vi đó phải đi vào lối sống, văn hóa làm việc của mỗi cá nhân hàng ngày.
