Trên thực tế, việc tăng hiệu suất làm việc của đội nhóm ngày càng trở nên khó khăn hơn, một trong những lý do đó là người đứng đầu chưa có cách tổ chức và quản lý tốt. Và như bạn có thể đoán, năng suất thấp tác động tiêu cực đến công ty về doanh thu, mức độ gắn kết của nhân viên, chất lượng công việc và hơn thế nữa.
Cùng với sự phát triển của xã hội, trong thời kỳ công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý công việc đã không còn xa lạ nữa. Vậy, những phần mềm quản lý công việc nào đang được sử dụng phổ biến? Tính năng và ứng dụng của chúng ra sao? Hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài phần mềm đang làm tốt vai trò “mama tổng quản” của teams nhé!
Phần mềm quản lý công việc Asana
Phần mềm Asana là gì?
Phần mềm Asana là một ứng dụng quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp người dùng có thể sắp xếp kế hoạch một cách hiệu quả và nhanh chóng, đặc biệt là trong quá trình làm việc nhóm.
Phần mềm Asana hiện nay đang là công cụ trợ giúp được nhiều khách hàng lớn sử dụng như Airbnb, Foursquare, Deloit, v.v…
1. Tính năng nổi bật của Asana
- Thao tác trên đầu việc: Asana sẽ chia dự án thành các công việc nhỏ kèm với tên người thực hiện, trình tự ưu tiên và deadline hoàn thành. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho tất cả các thành viên còn lại trong nhóm khi có một cá nhân đánh dấu hoàn thành công việc.
- Thay đổi đầu việc: Hệ thống của Asana cho phép liên kết một đầu việc với các dự án khác nhau, chỉ cần một cú đúp chuột, đầu việc sẽ chuyển sang một dự án khác mà không cần sao chép.
- Giao diện hiển thị tùy chọn: Phần mềm Asana có cơ chế tự dây dựng timeline khi thông tin được nhập từ hệ thống. Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc này còn có thể chuyển đổi linh hoạt dưới dạng bảng To-do list hay Kanban theo danh sách công việc.
2. Ứng dụng của Asana trong quản lý công việc
- Lên kế hoạch một cách chi tiết và tổng quan về công việc.
- Phân nhiệm vụ, thêm người, thêm vai trò cho từng cá nhân tham gia dự án.
- Cho phép nhận và giao việc bất kỳ thời gian và địa điểm nào trên các thiết bị di động, máy tính bảng, laptop bằng thông báo email hoặc ứng dụng.
- Tiến độ công việc, những cập nhật mới từ các thành viên trong nhóm đều được thông báo một cách tự động.
- Linh hoạt tạo lập các dự án và phòng ban, nhóm chức năng.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Asana
Cũng giống như những phần mềm quản lý công việc khác, Asana cho phép người dùng sử dụng những công cụ cơ bản và hiệu quả trong công tác quản lý và môi trường chuyên nghiệp với những không gian dành riêng cho mỗi team, mỗi dự án.
Ngoài ra, nhờ được xây dựng và phát triển bằng công nghệ khoa học, Asana còn cho phép người dùng comment, inbox, ghi chú và theo dõi tiến độ công việc trên điện thoại, máy tính và tablet. Vì vậy. phần mềm Asana không những phù hợp với mỗi cá nhân mà còn có thể ứng dụng vào công việc với mỗi nhóm của các tổ chức và doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc Trello
Phần mềm Trello là gì?
Trello là phần mềm tổ chức và quản lý dự án bằng phương pháp Trello một cách dễ dàng, trực quan, linh hoạt và miễn phí. Hiện nay Trello đang là một ứng dụng được rất nhiều người trên thế giới yêu thích và tin dùng.
Cách sử dụng phần mềm Trello
- Tạo không gian làm việc: sau khi vào Trello, kích chuột trái vào dấu + ở phía trên góc bên phải hoặc chọn “Tạo bảng mới” từ “Bảng” trong “Không gian làm việc”. Bạn có thể tạo 10 bảng miễn phí trong không gian này.
- Tạo bảng: đặt tên cho board và thêm các thành viên.
- Tạo list: các list phổ biến như List to-do, List Doing, List Done, v.v…
- Tạo card: bao gồm các thông tin như mô tả, thời hạn, file đính kèm, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn.
1. Tính năng nổi bật của Trello
- Miễn phí: Mặc dù không phải trả bất cứ một khoản phí nào nhưng người dùng vẫn có thể sử dụng đầy đủ các tính năng có thể đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý công việc.
- Linh hoạt: Bạn có thể dễ dàng chia tỉ lệ phần trăm theo hạng mục và quản lý dự án tùy theo mục đích và cách thức quản lý công việc.
- Đơn giản, dễ sử dụng: Không giống như các công cụ và ứng dụng khác, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc Trello bằng các thao tác đơn giản mà không cần phải lúng túng hay gặp bất kỳ trở ngại nào nhờ sự tinh giản trong thiết kế hệ thống.
2. Ứng dụng của Trello khi quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc Trello ra đời không chỉ để giúp con người làm việc mà còn là cách giúp con người làm việc cùng nhau. Các tính năng được thiết lập với mục đích giúp nhóm của bạn làm việc thành công. Từ các cuộc họp và dự án cho đến các sự kiện và thiết lập để đạt được mục tiêu, các tính năng trực quan của Trello giúp các nhóm rút ngắn thời gian xây dựng và tùy chỉnh các quy trình làm việc cho bất kỳ việc gì.
3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Trello
Ưu điểm:
- Đơn giản, sử dụng dễ dàng và nhanh chóng
- Miễn phí sử dụng hoàn toàn
- Theo dõi một cách trực quan
- Có khả năng tích hợp lớn
Nhược điểm:
- Không phân cấp giữa các thành viên
- Môi trường tương tác kém
- Quản lý thời gian không phù hợp
- Thiếu tính năng thiết kế công việc
Phần mềm quản lý công việc Microsoft Teams
Phần mềm Microsoft Teams là gì?
Thuộc hệ sinh thái Microsoft và nằm trong gói Office 365, phần mềm quản lý công việc Microsoft Teams là một ứng dụng có nhiều tính năng như chat, họp trực tuyến, video call, chia sẻ tài nguyên, v.v.. giúp mọi người giao tiếp và làm việc với nhau trên cùng một nền tảng.
1. Tính năng nổi bật của Microsoft Teams
- Khả năng tích hợp cao: bên cạnh những ứng dụng với đầy đủ các tính năng cần thiết trong Microsoft Teams Hub App Store, người dùng có thể liên kết với các ứng dụng bên ngoài như Workstream, Wrike for Teams, MeisterTask, v.v…
- Liên lạc: người sử dụng có thể xem mọi bài đăng, gọi điện và nhắn tin với mọi thành viên trong nhóm.
- Hội nghị trực tuyến: Phần mềm quản lý công việc Microsoft Teams có thể xây dựng những cuộc họp, cuộc hội nghị có quy mô lớn với sức chứa lên đến 10.000 người mà không hạn chế người bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.
- Lưu trữ dữ liệu trong Sharepoint: Microsoft Teams đều hỗ trợ một trang SharePoint Online cho mỗi nhóm. Tại đây có chứa một thư mục tài liệu mặc định. Do đó, mỗi dữ liệu chia sẻ trên nhóm sẽ được lưu tự động vào file này. Người dùng có thể tùy chỉnh quyền riêng tư để bảo mật dữ liệu tốt nhất.
2. Sử dụng Microsoft Teams trong quản lý công việc
Microsoft Team chính là một phần mềm ưu việt trong quản lý công việc cá nhân nói riêng và công việc nhóm nói chung. Tạo nhiệm vụ từ tin nhắn trên Teams, phát hành nhiệm vụ, liên lạc, tham gia hội nghị và quản lý các thành viên trong nhóm làm việc là những tính năng vô cùng đa dạng và tiện ích với người dùng.
Khi mà thế giới đang gặp phải những vấn đề bất cập và việc gặp gỡ đồng nghiệp, làm việc trực tiếp với khách hàng không còn là một vấn đề đơn giản và dễ dàng, đây chính là công cụ phù hợp dành cho bạn và doanh nghiệp.
3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý công việc Microsoft Teams
Ưu điểm:
- Có thể sử dụng như một phương tiện liên lạc, chat, trò chuyện theo nhóm và theo kênh.
- Gọi trực tiếp và chia sẻ màn hình dễ dàng.
- Hội nghị âm thanh và hội nghị trực tuyến có sức chứa lên đến 10.000 người.
Hạn chế:
- Phụ thuộc vào tài khoản Outlook vì người dùng không thể trực tiếp chia sẻ tài liệu và phải vào Outlook để xem lịch trình làm việc.
- Quản trị viên gặp nhiều bất cập trong quá trình làm việc và kiểm soát các thành viên trong nhóm.
- Có nhiều công cụ tương tự về chức năng vì vậy khiến cho người dùng bối rối và khó sử dụng.
- Cài đặt phân quyền bị hạn chế đối với những tài liệu bảo mật và hạn chế người xem.
Trên đây là 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và được ưa chuộng nhất hiện nay. Tất cả các phần mềm đều hướng đến sự tinh giản trong cách dùng và mang lại hiệu quả cao trong trong việc. Bên cạnh những tính năng ưu việt thì còn tồn tại những nhược điểm, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng và lựa chọn một phần mềm quản lý phù hợp với bản thân hoặc doanh nghiệp của mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!