Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là thuật ngữ ngày càng phổ biến kể từ khi cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ trên thế giới. Đây là một xu thế tất yếu nếu như doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển kịp với sự thay đổi của công nghệ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trả lời một số câu hỏi phổ biến xung quanh chuyển đổi số trong doanh nghiệp và thực trạng chuyển đổi số ở Việt Nam.
Chuyển đổi số là gì? Vì sao chuyển đổi số lại quan trọng?
Chuyển đổi số đề cập đến việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số nhằm cải thiện các chức năng và quy trình.
Vậy chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Đây là quá trình phân tích nhu cầu của khách hàng và sử dụng công nghệ để cải thiện trải nghiệm người dùng cuối. Người dùng cuối có thể là khách hàng hoặc nhân viên trong công ty.
Khái niệm chuyển đổi số không chỉ thể hiện bằng cách nâng cao trải nghiệm người dùng cuối, mà nó còn thể hiện ở việc chuyển dữ liệu sang các dịch vụ điện toán đám mây, sử dụng trí tuệ nhân tạo AI,…
Các phương pháp này giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa khả năng vận hành và đơn giản hóa các thủ tục liên quan đến hồ sơ, giấy tờ. Ví dụ thương hiệu UNIQLO đã thay thế 90% nhân viên tại các nhà ở Tokyo bằng robot gồm 2 cánh tay máy để đóng gói áo phông vào hộp.
Tại sao các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì lại phải chuyển đổi số? Bên cạnh việc hợp lý hóa các quy trình nội bộ thì tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ đã làm thay đổi nhu cầu của khách hàng.
Ngày nay, chỉ cần một thiết bị kết nối mạng thì mọi người có thể tìm hiểu thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ thông qua website bán hàng và fanpage của hàng chục, thậm chí hàng trăm người bán. Để tăng lợi thế cạnh tranh, các công ty cần cung cấp dữ liệu nhanh hơn, quy trình phân tích cũng phải nhanh hơn thì mới thu hút và giữ chân khách hàng.
Xem thêm: Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Thực trạng chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Chuyển đổi số tại Việt Nam hiện mới chỉ được áp dụng ở các doanh nghiệp lớn. Quy trình chuyển đổi số thể hiện ở việc thay đổi mô hình doanh nghiệp truyền thống sang mô hình doanh nghiệp sử dụng công nghệ mới như Big Data, Internet of Thing (IoT)…Các nỗ lực chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã giúp tinh giản quy trình làm việc và tối ưu phương thức lãnh đạo.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp còn cho ra mắt riêng các ứng dụng trên điện thoại (app) để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Các doanh nghiệp tiên phong trong việc áp dụng chuyển đổi số tại Việt Nam chủ yếu hoạt động ở lĩnh vực tài chính – ngân hàng, bán lẻ, bất động sản, …
Tuy nhiên theo số liệu của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), tính đến hết năm 2019 thì số lượng doanh nghiệp lớn chỉ chiếm vỏn vẹn 5%, số còn lại là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Như vậy các doanh nghiệp Việt cần thêm thời gian để “số hoá” một cách từ từ.
Trong 2 năm kể từ 2020, dịch COVID-19 diễn biến phức tạp khiến nhiều doanh nghiệp phải lao đao, nhất là doanh nghiệp trong ngành dịch vụ. Phần lớn các doanh nghiệp cắt giảm nhân sự nhưng vẫn cố gắng để duy trì hoạt động bằng cách cho nhân viên làm việc từ xa (Work from home).
Và đây chính là nguyên nhân lớn nhất khiến các doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện chuyển đổi số bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu. Nhân viên không cần đến trực tiếp công ty mà vẫn có thể chia sẻ kho dữ liệu và làm việc bình thường.
Cùng với sự phát triển của công nghệ, chuyển đổi số tại Việt Nam không chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp mà nó còn được phổ cập đến cả các hoạt động trong bộ máy nhà nước.
Người dân thời 4.0 không cần phải đến UBND xã/phường để làm giấy khai sinh cho con như ngày xưa nữa. Chỉ cần có một chiếc smartphone là bạn đã có thể hoàn tất thủ tục khai sinh ngay tại nhà. Kể cả việc nộp thuế, nộp tiền điện, tiền internet,… cho nhà nước cũng có thể thực hiện trực tiếp ngay trên các ứng dụng điện thoại.
Việc sử dụng công nghệ số hoá không chỉ tinh giản biên chế mà người dân cũng có thể tiết kiệm công sức đi lại.
Chuyển đổi số – Thực hiện thay đổi nhỏ từ số hóa tài liệu
Chuyển đổi số bắt nguồn từ việc số hóa kho tài liệu của doanh nghiệp, chứ không phải là thay đổi cách kinh doanh hoặc tạo ra các loại hình kinh doanh mới.
Trong quá khứ, tất cả thông tin nội bộ của một công ty đều được lưu giữ trên giấy tờ như sổ cái, fax, sổ biên nhận,…Khi muốn kiểm chứng thông tin thì phải tốn thời gian mở sổ sách ra để đối chiếu, không những thế công ty còn phải chuẩn bị thêm cả tủ sách để cất giữ tài liệu. Đó là chưa kể thông tin có thể bị thất lạc hoặc hư hỏng do ẩm mốc. Nhưng khi thông tin đã được số hoá, nó được lưu trữ trên máy tính với khối lượng khổng lồ mà chẳng phải tốn chi phí nào cho không gian lưu trữ.
Hãy nghĩ đến lượng lớn thông tin khách hàng cần phải lưu trữ của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ. Dịch vụ chuyển đổi số đã giúp nhân viên bán hàng có thể truy xuất hồ sơ khách hàng một cách dễ dàng và nhanh chóng chỉ với vài thao tác ngắn gọn trên máy tính hoặc thiết bị di động.
Các nội dung liên quan của chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp một cách toàn diện sẽ xoay quanh 6 yếu tố lớn gồm:
Các hoạt động/chức năng kinh doanh
Mỗi doanh nghiệp sẽ có ít nhất 4 hoạt động chức năng gồm hoạt động marketing, hoạt động nhân sự, hoạt động quản trị và hoạt động dịch vụ khách hàng. Các doanh nghiệp càng lớn thì càng cần nhiều các loại phòng ban hơn.
Doanh nghiệp có thể chọn cách số hoá toàn bộ các hoạt động chức năng hoặc chỉ số hoá ở một vài hoạt động nhất định.
Mô hình kinh doanh
Chuyển đổi số đã thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp và trong một số trường hợp, nó đã tạo ra một loại hình kinh doanh hoàn toàn mới.
Để dễ hiểu hơn, chúng tôi sẽ đưa ra một ví dụ minh hoạ. Trước đây, chúng ta phải ra ngoài đường thì mới bắt được xe ôm, đôi khi còn bị tài xế “chặt chém” giá xe cao gấp vài lần so với giá thông thường.
Giờ đây với ứng dụng Grab, chúng ta chỉ cần ngồi tại nhà cũng có thể bắt xe nhanh chóng. Không những thế giá xe cũng được công bố công khai và có thể biết được luôn cả danh tính của tài xế nếu như xảy ra bất trắc. Như vậy chuyển đổi số trong ngành vận tải đã tạo ra một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới tại Việt Nam.
Hệ sinh thái kinh doanh
Hệ sinh thái kinh doanh liên kết các công ty lại với nhau thông qua cạnh tranh và hợp tác. Mục đích mà các công ty này hợp tác với nhau trước tiên là cùng nhau tồn tại, thứ hai là để tăng doanh thu. Một hệ sinh thái bao gồm nhà cung ứng, kênh phân phối, người tiêu dùng, chính phủ, quy trình, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh.
Quản lý tài sản doanh nghiệp
Tài sản doanh nghiệp nói đến ở đây không phải tài sản hữu hình mà chính là các thông tin khách hàng của doanh nghiệp và nguồn thông tin nội bộ.
Đây đều là thông tin tuyệt mật của mỗi tổ chức nên các hacker luôn tìm mọi cách phá vỡ hàng rào bảo vệ nhằm lấy cắp thông tin này.
Các mô hình hệ sinh thái và quan hệ đối tác
Chuyển đổi số giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp cận tới một hệ sinh thái kinh doanh hoàn toàn mới bằng cách hợp tác với doanh nghiệp khác hoặc đồng sáng lập nên mô hình kinh doanh mới. Chẳng hạn như phi vụ hợp tác trong chương trình Shark Tank mùa 2. Shark Thuỷ có 12 công ty con trong hệ sinh thái về giáo dục đã hợp tác với một startup có chuỗi quán cafe để cùng nhau xây dựng mô hình Talks Cafe 100% English.
Phương pháp tiếp cận khách hàng, nhân viên và đối tác
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp đã định hình lại cách mà các công ty tiếp cận dịch vụ khách hàng. Mô hình tiếp cận truyền thống là đợi khách hàng đến tìm doanh nghiệp khi gặp khó khăn thông qua việc gọi đến số hotline hoặc gửi email.
Nhưng giờ đây với sự phát triển của công nghệ, các công ty đã biết nắm lấy cơ hội bằng cách gặp gỡ khách hàng ngay trên các nền tảng xã hội như Facebook, Instagram, YouTube,… Các nền tảng này đều là miễn phí, nhưng có khi còn tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn so với các phương pháp marketing truyền thống như phát tờ rơi, in poster,…
Nhiều công ty còn sẵn sàng sử dụng công nghệ kỹ thuật số để tạo ra một ứng dụng hoặc trang web cho phép khách hàng, nhân viên hoặc đối tác của mình được cùng nhau chia sẻ trải nghiệm.
Nỗ lực chuyển đổi số này giúp cho doanh nghiệp có thể nắm bắt được những mong muốn, phản ánh về sản phẩm, dịch vụ của mình. Từ đó đưa ra các quyết định thay đổi hoặc cải tiến sản phẩm để làm hài lòng khách hàng, đối tác.
6 Yếu tố để thành công đối với việc chuyển đổi số của các doanh nghiệp
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một cuộc hành trình dài, và việc đơn giản nhất là số hoá nguồn thông tin nội bộ. Để có một quá trình chuyển đổi số thành công thì doanh nghiệp cần phải có đủ 6 “điều kiện cần” gồm:
Một chiến lược tích hợp với các mục tiêu chuyển đổi rõ ràng
Đặt ra mục tiêu giúp cho doanh nghiệp đưa ra thước đo đánh giá hiệu quả của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và cho phép ban lãnh đạo kết nối quy trình thực hiện với KPI một cách dễ dàng.
Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng của quá trình chuyển đổi số thông qua việc trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp hy vọng sẽ cải thiện lĩnh vực cụ thể nào thông qua chuyển đổi số?
- Chuyển đổi số sẽ mang lại hiệu quả thông qua những chỉ số kỹ thuật nào?
- Các chỉ số trên phải đạt tối thiểu là bao nhiêu thì mới đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu chuyển đổi số của mình?
Cam kết của lãnh đạo từ giám đốc điều hành đến quản lý cấp trung
Xây dựng chiến lược chuyển đổi số là một chiến lược dài hạn của công ty. Ban đầu, có thể nhân viên ai ai cũng đều vô cùng nhiệt huyết và hy vọng xung quanh nỗ lực chuyển đổi số. Tuy nhiên thời gian trôi qua, không ai dám chắc là quá trình này sẽ thành công 100% và mọi thứ dần trở nên hỗn loạn. Lúc này, một giám đốc điều hành – người có thể giải quyết xung đột và nỗ lực gắn kết tinh thần giữa các bộ phận là nhân tố đóng góp lớn cho sự thành công của quá trình chuyển đổi số.
Triển khai nhân tài tầm cỡ
Một doanh nghiệp chuyển đổi số thành công yêu cầu đội ngũ nhân viên phải có trình độ cao thì mới bắt kịp xu hướng thay đổi của công nghệ.
Một tư duy quản trị nhanh nhạy thúc đẩy việc áp dụng rộng rãi hơn
Trong quá trình tiến tới chuyển đổi số, chắc chắn sẽ có thời điểm doanh nghiệp gặp phải khó khăn. Nhưng một nhà lãnh đạo với tư duy nhanh nhạy sẽ biết lúc nào nên đối mặt với khó khăn, lúc nào nên đi đường vòng. Mục đích cuối cùng vẫn là đạt được mục tiêu mà chúng tôi đã nêu ở yếu tố đầu tiên.
Một minh chứng rõ ràng là tầm nhìn của Jeff Bezos với chương trình Prime của Amazon. Khi ông đưa ra ý tưởng giao hàng không giới hạn trong 2 ngày với giá 79$ thì các nhân viên và cổ đông đều cho rằng ý tưởng này quá vô lý. Tuy nhiên Jeff Bezos đã làm mọi cách để hợp nhất các bộ phận khác nhau của Amazon cùng theo đuổi mục tiêu. Nỗ lực của ông đã được đền đáp khi Amazon Prime đã thành công ngoài sức mong đợi và trở thành chương trình mua sắm online thành công nhất cho tới nay.
Giám sát hiệu quả tiến độ hướng tới kết quả xác định
Doanh nghiệp cần thành lập một nhóm nhân viên có trình độ để trực tiếp trải nghiệm tính năng mới của quy trình chuyển đổi số. Đồng thời phải thường xuyên đánh giá trạng thái của quy trình này để có thể đề xuất các điều chỉnh nếu cần thiết.
Nền tảng dữ liệu và kiến trúc công nghệ theo nhu cầu kinh doanh
Doanh nghiệp cần đảm bảo nội dung liền mạch và thống nhất để các thay đổi thuật toán không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Tổng kết lại, yếu tố con người quyết định phần lớn đến sự thành công của chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Như vậy doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 6 điều kiện trên thì quá trình chuyển đổi số mới được gọi là thành công. Chỉ thiếu 1 yếu tố thôi cũng sẽ gây ra nhiều lỗ hổng công nghệ rất lớn.
Thái Lan – Hình mẫu chuyển đổi số của Đông Nam Á
“Xứ sở Chùa vàng” – Thái Lan chính là hình mẫu điển hình trong nỗ lực chuyển đổi số thành công tại Đông Nam Á.
Mục tiêu chuyển đổi số được áp dụng trước tiên ở bộ máy chính quyền, sau đó mới phổ biến tới các doanh nghiệp tư nhân. Để hoàn thành mục tiêu đầu tiên, nước này đã xây dựng thành công học viện Chuyển đổi số Thái Lan nhằm đào tạo kiến thức công nghệ thông tin cho công nhân viên chức.
Tiếp theo là chuyển đổi số cho toàn bộ các cổng thông tin cấp quốc gia bao gồm:
- Cổng thông tin “Farmer One” của Bộ Khoa học và Công nghệ quốc gia: giúp bà con nông dân và hợp tác xã dễ dàng hơn trong việc sản xuất và kinh doanh nông sản như đăng ký trồng trọt, liên hệ nguồn cây giống – phân bón, tư vấn giá bán,…
- Cổng thông tin “Biz Portal”: giúp cho chủ doanh nghiệp tư nhân có thể dễ dàng đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép, đóng bảo hiểm, gửi yêu cầu cấp điện nước cho hoạt động…
- Cổng thông tin “Kiosk”: người dùng chỉ cần cung cấp số CMND là có thể kiểm tra tất cả thông tin như số bảo hiểm, hộ khẩu,…
- Cổng thông tin “Smart Service” .
Từ đó các doanh nghiệp được nhà nước khuyến khích và thúc đẩy chuyển đổi số. Có tới 71% doanh nghiệp Thái Lan tin rằng mình sẽ chuyển đổi số thành công dù cho đây là một bài toán mạo hiểm.
Trên đây là thông tin về quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp tại Việt Nam và các nước khác trên thế giới. Hy vọng một ngày nào đó nước ta cũng sẽ sớm chuyển đổi số trong các lĩnh vực đời sống.
