Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và cung cấp ứng viên cho các vị trí cần nhân sự của doanh nghiệp. Quy trình tuyển dụng nhân sự của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. tuy nhiên, việc không có một quy trình chuẩn và phù hợp đẫn đến hiệu quả tuyển dụng thấp là điều không thể tránh khỏi.
Quy trình tuyển dụng nhân sự chiếm đến 60% chất lượng tuyển dụng vì thế, bài viết này sẽ cung cấp một quy trình tuyển dụng chuẩn cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Góp phần vào việc tuyển dụng “đúng nhân tài, hợp văn hóa” doanh nghiệp, tổ chức.
1. Quy trình tuyển dụng là gì?
Quy trình tuyển dụng nhân sự được xem là quá trình tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn những ứng viên có đủ năng lực đáp ứng vị trí công việc và định hướng lâu dài của doanh nghiệp.
Tuyển dụng được xem là bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp, nhân tài hay kẻ quấy rối đều nhờ “con mắt nhìn người” và quy trình chuyên nghiệp của bộ phận tuyển dụng.
2. Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng sai người khiến doanh nghiệp chịu khá nhiều tổn thất. Từ chi phí tuyển dụng đến thời gian, công sức của không ít bộ phận phòng ban. Chưa kể khi ứng viên vào một thời rồi mới không cảm thấy phù hợp và nghỉ việc thì chi phí đào tạo, lương đều trở nên “uổng công vô ích”. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tổn thất này một phần là do quy trình tuyển dụng chưa chuẩn, chưa phù hợp.
Vậy với một quy trình tuyển dụng chất lượng, được đầu tư bài bản có chiến lược sẽ mang lại những lợi ích gì?
- Tiết kiệm thời gian
Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chu đáo giúp quá trình tìm kiếm ứng viên nhanh chóng. Đồng thời đảm bảo các tiêu chuẩn thu hút ứng viên tiềm năng để đạt tỷ lệ chuyển đổi tối đa. Không chỉ giúp tối ưu nguồn lưc, thời gian, chí phí mà còn khiến cho danh tiếng – thương hiệu doanh nghiệp tăng lên trong mắt ứng viên.
- Phù hợp văn hóa – gắn kết nhân viên
Quy trình tuyển dụng nhân sự chất lượng giúp tìm kiếm được ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, định hướng và sứ mệnh doanh nghiệp góp phần tăng tính gắn kết, gắn bó lâu dài trong mối quan hệ “công tác” này. Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên càng gắn kết càng dễ tạo nên sự bền vững và sức cạnh tranh trên thị trường.
- Tăng tính chủ động
Kế hoạch tuyển dụng được chuẩn bị từ trước sẽ góp phần tăng tính chủ động trong việc sàng lọc và lựa chọn ứng viên. Khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra, kế hoạch có sẵn sẽ dễ dàng được điều chỉnh phù hợp với thực tế, từ đó làm giảm tỷ lệ rủi ro trong quá trinhd quyển dụng nhân sự.
- Cải thiện hiệu suất
Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp tổ chức nhanh chóng xác định được năng lực, kỹ năng, thái độ làm việc cua nhân viên. Từ đó có cách bố trí xây dựng lộ trình thăng tiến phù hợp, vị trí công việc giúp mang lại hiệu quả tối ưu. Nhà tuyển dụng khôn ngoan còn có biết tận dụng quy trình phỏng vấn để khai thác điểm mạnh – yếu, thái độ của ứng viên – đây cũng là bước đầu giúp xác định năng suất làm việc của ứng viên trong tương lai.
3. 10 Bước thực hiện một quy trình tuyển dụng nhân sự
3.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân sự bắt đầu từ việc bộ phận HR xác định các vị trí trống cần bổ sung nhân sự tại các phòng ban của doanh nghiệp. Đồng thời chuẩn bị JD công việc bao gồm việc xác định cụ thể công việc, mô tả công việc, kỹ năng người sẽ phụ trách công việc này. Cụ thể:
- Xác định xem tổ chức đang gặp vấn đề gì về nhân sự và hiệu suất công việc. Xem xét và đề xuất phương án cải thiện bao gồm việc tuyển dụng nhân sự mới có đủ tố chất đảm trách vai trò này.
- Theo dõi đầu ra, đầu vào nhân sự và xem xét xem có sự gia tăng khối lượng công việc nào và cần được giải quyết khi tuyển dụng mới hay không.
- Thường xuyên nghiên cứu, phân tích hiệu suất công việc, các phẩm chất và yêu cầu đặc thù của từng vị trí để áp dụng cho quy trình tuyển dụng nhân sự sắp tới.
3.2. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, có hệ thống là điều vô cùng quan trọng giúp bộ phận nhân sự có thể tìm kiếm những ứng viên tiềm năng, đủ kinh nghiệm và thái độ cho yêu cầu công việc của vị trí đang cần bổ sung.
3.3. Phân tích công việc
Đây là bước khá quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Để tìm được ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc, trước hết nhân sự cần nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về mô tả công việc, yêu cầu cần thiết và hậu cần thiết để dễ dàng tìm ra ứng viên sáng giá.
Bước này yêu cầu nhân sự phải:
- Tiến hành ghi chép và thu thập thông tin công việc
- Kiểm tra thông tin liên qua đến công việc
- Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin đã nghiên cứu và tổng hợp
- Xác định kỹ năng, kiến thức và yêu cầu cần thiết
3.4. Chuẩn bị mô tả công việc
Một khi đã xác định được các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết cho vị trí cần tuyển dụng. Bộ phận HR và phòng ban cần lên một mô tả công việc – trong đó làm rõ các yêu cầu sao cho ứng viên dễ nắm bắt, dễ hiểu và sát với yêu cầu của vị trí nhất.
Một bản mô tả công việc cần bao gồm các mục sau:
- Tên và mô tả công ty
- Giá trị cốt lõi
- Lợi ích khi làm việc tại công ty
- Vị trí doanh nghiệp
- Chức vụ
- Phòng ban
- Lương thưởng
- Trách nhiệm cụ thể
- Yêu cầu cụ thể về kỹ năng, kiến thức, số năm kinh nghiệm và chứng chỉ cần thiết cho công việc
- Những phẩm chất cần có, lợi thế ưu tiên cuat vị trí tuyển dụng
- Kêu gọi ứng tuyển
3.5. Tìm kiếm ứng viên
Xác định đúng ưng viên, thu hút và thúc đẩy họ ứng tuyển là việc quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Có nhiều cách để tìm kiếm ứng viên bao gồm quảng cáo nội bộ để tận dụng mối quan hệ của nhân sự nọi bộ. Tìm kiếm trên các trang web tuyển dụng, group cộng đồng tìm việc.
3.6. Thu nhận và sàng lọc hồ sơ
Thống kê cho thấy có đến 46% nhà tuyển dụng gặp khó khăn khi thu hút nhân tài, 52% khác khẳng định việc chọn lọc ứng viên từ danh sách ứng viên cũng khó khăn không kém. Việc đánh giá sai, loại ứng viên tiềm năng cũng khiến không ít doanh nghiệp tiếc nuối. Dưới đây là 4 bước cơ bản và hiệu quả giúp quá trình sàng lọc ứng viên được dễ dàng:
- Chọn lựa hồ sơ dựa trên những yêu cầu tối thiểu nhất
- Phân loại dựa trên chứng chỉ, kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng liên quan quan đến vị trí đang tuyển dụng
- Lựa chọn ứng viên đảm bảo cả 2 tiêu chí kể trên
- Ghi chú những yêu cầu cần ứng viên làm rõ hơn trong quá trình phỏng vấn
3.7. Phỏng vấn tuyển chọn
Buổi phỏng vấn là cơ hội tốt để nhà tuyển dụng có thể trực tiếp gặp mặt, tiếp xúc và cảm nhận về ứng viên. Tuy chỉ là khoảng thời gian ngắn ngủi nhưng nếu nhà tuyển dụng biết cách đưa ra câu hỏi phỏng vấn khôn khéo, sẽ góp phần khai thác hoàn toàn ứng viên. Chưa kể một số đơn vị tuyển dụng còn áp dụng các vài đánh giá năng lực và năng khiếu trong quá trình sàng lọc ứng viên trước đó. Có 3 hình thức phỏng vấn thường gặp:
- Phỏng vấn trực tiếp
- Phỏng vấn quan điện thoại
- Kiểm tra tâm lý
3.8. Đánh giá ứng viên
Dựa trên câu trả lời, bài đánh giá và thái độ của ứng viên, nhà tuyển dụng gần như đã có đủ tiêu chí để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với công việc. Trong quá trình tuyển dụng nhân sự ở bước này, tổ chức có thể áp dụng hoạt động kiểm tra tham chiếu – Ref check để đối chiếu những kinh nghiệm, thái độ ứng viên thông qua công ty cũ – đây là một trong những quy trình đang trở thành xu hướng hiện nay.
3.9. Mời nhận việc
Nếu đã chọn được nhân sự cho vị trí cần tuyển dụng, mọi quy trình được ổn thỏa thì đây lúc doanh nghiệp cận soạn thảo hợp đồng và đưa ra lười đề nghệ với ứng viên. Thư mời làm việc gửi cho ứng viên nên bao gồm các điều kiện tuyển dụng, thời gian làm việc, lương thưởng…
3.10. Nhập môn cho nhân viên mới (Onboarding)
Thống kê cho thấy, có đến 22% các công ty không có chương trình gia nhập chính thức nào cả, trong khi chỉ có 49% công ty có chương trình gia nhập tương đối thành công. Có thể nói, đây là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nhân sự giúp nhân viên mới bớt lúng túng và nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty, tạo điều kiện để nhân viên mới thích nghi và sớm làm quen với môi trường mới.
4. Các câu hỏi thường gặp về quy trình tuyển dụng
Hiện nay trên các diễn đàn, đội nhóm về tuyển dụng vẫn luôn có nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề của truy trình tuyển dụng nhân sự. Dưới đây là 2 câu hỏi thường gặp nhất và câu trả lời.
- Bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng
10 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự gần như đều quan trọng và giữ vai trò khác nhau làm nên quy trình thành công, giúp tìm kiếm được những nhân tài cho doanh nghiệp. Mỗi bước đạt được thành công sẽ là tiền đề quan trọng làm nên thành công của bước tiếp theo, vì vậy không thể đánh giá bước nào thiếu quan trọng hơn bước nào.
Tuy nhiên, nhìn tổng qua có thể đặt chú ý vào bước phỏng vấn. Đây là bước doanh nghiệp có cơ hội bước đầu tiếp xúc với ứng viên, tương tác và khai thác thông tin trực tiếp từ ứng viên – bước quan trọng để đưa ra quyết định tuyển dụng. Tuy nhiên, để bước này diễn ra và thì bước chọn lọc hồ sơ những ứng viên phù hợp cũng góp phần cho một quy trình tuyển dụng nhân sự thành công sau này.
- Trong quy trình tuyển dụng, bộ phận/phòng ban nào giữ vai trò quan trọng?
Thông thường quy trình tuyển dụng nhân sự thường do bộ phận nhân sự của doanh nghiệp phụ trách. Tuy nhiên, trong quá trình này, các phòng ban liên quan – những phòng ban cần tuyển nhân viên cho vị trí trống cũng đóng vai trò quan trọng. Việc phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận HR và các phòng ban liên quan sẽ giúp quy trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả tốt nhất.
5. Kết luận
Tóm lại, trên đây là “tất tần tật” quy trình 10 bước tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng, bài viết sẽ giúp cho bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp xây dựng được quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp với doanh nghiệp mình. Góp phần tăng tỷ lệ tìm kiếm được “đúng nhân tài, hợp văn hóa” mà không tốn kém quá nhiều nguồn lực, chi phí.
Source: Jobtest
