Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là một khái niệm khá mới mẻ với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, việc chuyển đổi số từ lâu đã trở thành chiến lược thiết yếu. Liệu doanh nghiệp bạn đã thực sự thích ứng với chuyển đổi số trong quản trị nhân sự? Làm cách nào để việc chuyển đổi này diễn ra một cách hiệu quả nhất?
1. Chuyển đổi số trong quản trị nhân lực là gì?
Chuyển đổi số trong quản trị nhân lực là ứng dụng số hóa vào việc vận hành và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Đây không phải là quá trình thay người thật bằng máy móc. Không phải là cắt bỏ hoàn toàn nhân sự mà chính là tinh gọn và tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện có.
Bằng việc tự động hóa một số quy trình bằng công nghệ, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
2. Chuyển đổi số tại Việt Nam đã tiến xa như thế nào?
Trước đây, chỉ có những công ty lớn, tài chính mạnh mới tiếp cận được với công nghệ hiện đại. Chính vì thế họ luôn dẫn đầu và bỏ xa các đối thủ còn lại. Tuy nhiên, giờ đây, kể cả các công ty nhỏ hay các startup cũng đã dễ dàng tiếp cận được công nghệ nên không hề thua kém gì các công ty lớn. Tạo nên một thế trận cân bằng, cạnh tranh khốc liệt tại hầu hết tất cả các lĩnh vực.
Tốc độ chuyển đổi số tại mỗi quốc gia hay khu vực là khác nhau, phụ thuộc rất nhiều vào sự phát triển công nghệ và tốc độ chuyển đổi của các doanh nghiệp.Theo các Báo cáo về kinh tế của Google cho thấy Việt Nam và Indonesia đang tăng trưởng rất mạnh nhờ chuyển đổi số, hiện đang dẫn đầu khu vực Đông Nam Á. Dự kiến có thể đạt mục tiêu năm 2025 là 43 tỷ USD.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản trị nhân lực
Chuyển đổi số trong quản trị nhân lực mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như sau:
Hiệu quả hơn trong khâu tuyển dụng
Khi các doanh nghiệp áp dụng công nghệ vào các hoạt động tuyển dụng, cụ thể là khâu tìm kiếm, sàng lọc ứng viên thông qua CV, đánh giá năng lực hay phỏng vấn sẽ rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả, năng suất cho khâu tuyển dụng. Đồng thời, cũng nâng cao trải nghiệm cho các ứng viên.
Tăng năng suất
Nhận thấy được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số giúp mang lại hiệu suất cao trong sản xuất, nhiều doanh nghiệp đã mạnh tay đầu tư máy móc, dây chuyền hiện đại, tiên tiến giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà năng suất lại tăng lên rất nhiều. Qua đó, góp phần mở rộng hơn quy mô sản xuất, đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh khốc liệt trên thị trường cho công cuộc phát triển bền vững.
Ví dụ trong lĩnh vực may mặc, nhiều doanh nghiệp dệt may cho biết nhân viên của họ mất nhiều công sức và thời gian để di chuyển đến các chuyền may. Tuy nhiên, nhờ áp dụng các đổi mới công nghệ, đầu tư lắp đặt hệ thống chuyền treo tự động giúp sản phẩm nhanh chóng được chuyển trực tiếp đến từng công nhân thông qua một vài thao tác nhanh gọn trên máy tính. Từ đó, cắt giảm được một lượng lớn lao động thủ công mà năng suất tăng lên gấp đôi.
Tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự nhờ chuyển đổi số
Dù kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào thì quản lý nhân sự luôn quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Quản lý tốt không chỉ thể hiện trong các khâu như tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên. Mà còn cần có sự chính xác, rõ ràng trong việc tính lương, thưởng, chấm công và các chính sách bảo hiểm,…
Thực tế cho thấy các công đoạn này đang chiếm quá nhiều thời gian và nhân lực của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa công việc quản lý nhân sự nhờ chuyển đổi số giúp các khâu này được tự động hóa gần như toàn bộ. Qua đó cắt giảm được một số nhân sự không cần thiết, tinh gọn được bộ máy và giải tỏa được áp lực quá tải cho phòng nhân sự.
Xóa bỏ nỗi sợ chuyển đổi từ cấp lãnh đạo đến nhân viên
Sợ hãi trước những thay đổi và các thứ mới lạ là tâm lý rất dễ hiểu và phổ biến. Nhiều quản lý cấp cao trong doanh nghiệp không ủng hộ cho chuyển đổi số do lo sợ việc đối mặt với công nghệ mới sẽ khiến họ bị tước bỏ những mặt mạnh, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và vùng an toàn của chính mình.
Để vượt qua được nỗi sợ tâm lý này, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp cần tích cực tiếp xúc, trải nghiệm số hóa trong các ngành sản xuất/dịch vụ hay đời sống hàng ngày. Từ đó, họ sẽ nhận ra rằng số hóa sẽ giúp doanh nghiệp của mình nâng cao được sức mạnh, tạo ra được những sản phẩm hay dịch vụ có giá trị. Quyền lợi vì thế cũng được gia tăng hơn nhiều so với trước đây.
Bên cạnh đó, một số nhân viên cũng lo sợ bị mất việc nếu doanh nghiệp áp dụng số hóa. Vì thế, họ ra sức phản đối việc doanh nghiệp dùng số hóa. Khiến việc chuyển đổi số không đem lại hiệu quả nhưng mong đợi cho doanh nghiệp.
Các cấp lãnh đạo cần nhận ra được nỗi sợ hãi này từ nhân viên. Từ đó, nhấn mạnh rằng quy trình chuyển đổi số chính là cơ hội lớn giúp nhân viên được nâng cao chuyên môn, giảm tải được số lượng công việc và hiệu quả công việc của họ cũng cao hơn.
4. Giải pháp nào cho doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự
Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự chính là ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân lực. Ưu tiên sử dụng trong giải pháp số chính là các phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng Cloud.
Toàn bộ công việc bộ phận nhân sự phải làm đều được quản lý rõ ràng trên nền tảng số, được liên kết các dữ liệu và tự động hóa những quy trình quản lý có liên quan. Có rất nhiều phần mềm nhân sự đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp. Ví dụ đơn cử như AMIS Nhân sự có thể liên kết trực tiếp với CRM, Kế toán, Tuyển dụng…
Ưu điểm của phần mềm Nhân sự là:
- Giúp ban lãnh đạo và các nhân viên HR có thể truy cập xem dữ liệu, làm việc, kiểm tra báo cáo mọi lúc mọi nơi. Đồng thời, biết được sự biến động của từng bộ phận để đưa ra các giải pháp ổn định nhân sự phù hợp.
- Tra cứu năng lực và thành tích từng nhân viên để cân nhắc tăng lương hoặc bổ nhiệm vị trí cấp cao.
- Kịp thời chúc mừng sinh nhật, cưới hỏi hay chia buồn để động viên được các nhân viên của mình. Dễ dàng duyệt đề nghị hay duyệt phép qua điện thoại.
Phần mềm Nhân sự cũng giúp:
- Quản lý hồ sơ từng nhân viên xuyên suốt từ khi mới được tiếp nhận vào làm việc cho đến khi nghỉ việc;
- Dữ liệu được quản lý tập trung nên không tốn thời gian lục tìm hồ sơ một cách thủ công;
- Quản lý được hợp đồng nhân sự để được chủ động được khi cần gia hạn hợp đồng cho nhân viên;
- Dễ dàng lập và in hợp đồng cho nhiều nhân viên một lúc;
- Quản lý được thời gian làm việc thực tế của nhân viên để chấm công, chấm lương dựa trên doanh số, làm thêm giờ hay KPIs.
Xem thêm: 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Miễn Phí Tốt Nhất 2023
5. Chuyển đổi số nhân sự – Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng?
Chuyển đổi số nhân sự dù cấp thiết nhưng không được vội vàng. Cần đảm bảo được 4 yếu tố sau đây mới thể hiện được doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng:
- Cả doanh nghiệp đoàn kết, ủng hộ việc chuyển đổi số: Chuyển đổi số nhân sự chắc chắn khiến doanh nghiệp gặp không ít, thậm chí là rất nhiều xáo trộn khó chấp nhận được ngay. Ban lãnh đạo cần cổ vũ thúc đẩy tinh thần cho nhân viên. Hãy xem mỗi nhân sự là một mắt xích quan trọng cho sự thành công của chuyển đổi số. Từ đó, chuẩn bị công tác truyền thông bài bản, đầy đủ.
- Đề ra mục tiêu rõ ràng cho chuyển đổi số: Chuyển đổi số rất khó thành công nếu doanh nghiệp không chủ động đề ra mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Để chuyển đổi số sẽ cần nhiều thời gian, thậm chí chia thành từng giai đoạn chứ không thể thực hiện nhanh gọn trong ngày một ngày hai. Dựa vào mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xác định được hiệu quả của số hóa đối với doanh nghiệp của mình.
- Sự “thoải mái” khi chia sẻ dữ liệu: Việc thu thập dữ liệu từ nhân viên sẽ là vô ích nếu bạn không có những giải thích thỏa đáng hay đưa ra những quyết định không thoải mái dựa trên những dữ liệu thu thập được. Bạn cần nhận thực được khó khăn này vì theo thống kê, hiện chỉ có 33% nhân viên thấy tự tin vào sự hiểu biết của bản thân về dữ liệu cung cấp.
- Lựa chọn được giải pháp chuyển đổi số phù hợp: Doanh nghiệp quy mô 1000 nhân viên khi chuyển đổi số cũng sẽ rất khác với doanh nghiệp chỉ có 200 nhân viên. Đây là lý do bạn cân nhắc để tìm được giải pháp chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp mình. Không nên chạy theo phong trào làm mất thời gian, nguồn lực mà chẳng thu được lợi ích gì.
6. Covid-19 thúc đẩy mọi doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản lý nhân sự
Covid-19 chính là đại dịch không ai mong muốn. Và đây cũng chính là thời điểm lý tưởng buộc các doanh nghiệp phải mạnh tay để thay đổi hơn bao giờ hết. Đại dịch mang đến những thay đổi mạnh mẽ trong doanh nghiệp. Do giãn cách xã hội khiến việc làm tại nhà, các quy trình làm theo cách truyền thống đều phải chuyển hết sang online.
Việc phải vận hành online, tương tác nhiều qua máy tính, phần mềm để có cách làm việc hiệu quả đã phần nào thể hiện được việc số hóa là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần bắt đầu thay đổi ngay từ nội tại bên trong chứ không nên chờ đợi các tác động đến từ bên ngoài. Cần đóng gói quy trình để việc cộng tác, làm việc từ xa được hiệu quả nhất.
Theo khảo sát gần đây cho thấy, 21% CEO trên toàn cầu cho biết rủi ro về nhân tài đe dọa chủ yếu đến sự thành công của doanh nghiệp họ. Vượt qua cả rủi ro về cung ứng là 18% hay rủi ro về biến đổi khí hậu 12%. Với tình hình luôn biến động khôn lường, có thể thấy việc các doanh nghiệp tập trung vào đầu tư chuyển đổi số trong quản lý nhân sự là rất cần thiết.