Với sự gia tăng của các hoạt động quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, vị trí trợ lý nhân sự đang trở thành một lựa chọn phổ biến để hỗ trợ các công tác nhân sự cho trưởng phòng. Đây là một công việc có tính chất đa dạng và có mức lương hấp dẫn, đặc biệt đối với những sinh viên mới ra trường. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc vị trí này có áp lực công việc cao và đòi hỏi nhiều kỹ năng để có thể làm việc hiệu quả. Vậy, hãy cùng JobTest tìm hiểu xem trợ lý nhân sự là gì và làm sao để doanh nghiệp có thể tuyển được vị trí này hiệu quả nhất.
1. Trợ lý nhân sự là gì?
Trợ lý nhân sự (HR Assistant) là một vị trí trong bộ phận nhân sự của một tổ chức hoặc công ty, có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động quản lý và phát triển nhân sự. Họ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo những quy trình liên quan đến nhân sự của tổ chức được thực hiện đúng cách và đầy đủ.
Nghề này đòi hỏi người lao động phải xử lý một khối lượng công việc phức tạp và chịu áp lực cao. Ngoài ra, nhiều chuyên gia cho rằng, ngoại hình đẹp cũng là một yếu tố quan trọng với nghề này. Bởi vì trợ lý là người phải trở thành cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo, vì thế bạn phải đáp ứng được nhiều tiêu chuẩn để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này.
Xem thêm: 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự HRM Miễn Phí Tốt Nhất 2023
2. Các công việc chính của vị trí trợ lý nhân sự
Công việc của trợ lý nhân sự bao gồm thu thập thông tin, soạn thảo tài liệu, đăng tuyển, sắp xếp lịch phỏng vấn, hỗ trợ tổ chức các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên, giữ gìn các hồ sơ,… cùng nhiều công việc khác.
2.1 Hỗ trợ tuyển dụng
Công việc hỗ trợ tuyển dụng của một trợ lý nhân sự là rất quan trọng và đóng vai trò chìa khóa trong quá trình tuyển dụng của một tổ chức. Trợ lý nhân sự có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của tổ chức.
MISA AMIS HRM là phần mềm hỗ trợ tuyển dụng giúp quản lý thông tin ứng viên và nhân sự một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu công sức và thời gian cho các trợ lý nhân sự. Bằng cách sử dụng phần mềm này, bạn có thể tối ưu quá trình tuyển dụng và quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học và chuyên nghiệp.
2.2 Theo dõi việc thực hiện nội quy của nhân viên.
Việc giám sát nhân viên thực hiện nội quy công ty là một trong những nhiệm vụ quan trọng của trợ lý nhân sự. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động trong công ty được thực hiện theo quy định và giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hợp tác. Việc giám sát bao gồm việc đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy tắc, quy trình, chính sách của công ty và nếu có vi phạm thì cần xử lý kịp thời. Ngoài ra, trợ lý nhân sự cần thường xuyên cập nhật và giám sát hiệu quả của các quy tắc nội quy, từ đó đưa ra các cải tiến hoặc điều chỉnh phù hợp.
2.3 Đặt lịch họp, sự kiện
Đặt lịch họp và sự kiện cũng là một trong những nhiệm vụ chính của trợ lý nhân sự. Việc này đòi hỏi trợ lý phải có khả năng quản lý thời gian và tương tác với nhiều người khác nhau. Trợ lý nhân sự phải chủ động liên lạc với các bên liên quan để đặt lịch họp hoặc sự kiện, đồng thời đảm bảo rằng thời gian và địa điểm phù hợp cho tất cả mọi người. Ngoài ra, trợ lý cần phải chú ý đến các chi tiết như ghi chép lại các yêu cầu của các bên liên quan, chuẩn bị tài liệu và đồng bộ thông tin với đồng nghiệp để đảm bảo sự suôn sẻ cho sự kiện hoặc họp.
2.4 Hỗ trợ chấm công, tính lương
Trợ lý nhân sự phải đảm bảo rằng chấm công và tính lương được thực hiện đầy đủ và chính xác. Để làm được điều này, trợ lý nhân sự phải nắm vững quy trình chấm công và tính lương của công ty, sử dụng các công cụ phần mềm để hỗ trợ, và luôn cập nhật thông tin về các quy định mới liên quan đến chấm công và tính lương.
Hơn nữa, trợ lý nhân sự cần phải tương tác với các bộ phận khác như kế toán, để đảm bảo tính chính xác và tính liên kết giữa chấm công và bảng lương. Trợ lý nhân sự cũng phải có kỹ năng giao tiếp tốt để hỗ trợ nhân viên và giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công và tính lương một cách hiệu quả. Tóm lại, việc hỗ trợ chấm công và tính lương là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi trợ lý nhân sự phải có kiến thức chuyên môn và kỹ năng tương tác tốt.
2.5 Xây dựng và quản lý dữ liệu ứng viên
Việc xây dựng và quản lý dữ liệu ứng viên bao gồm việc thu thập thông tin ứng viên, lưu trữ thông tin ứng viên vào hệ thống quản lý dữ liệu, và cập nhật các thông tin mới nhất của ứng viên. Trợ lý nhân sự cần đảm bảo rằng các thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của công ty. Bên cạnh đó, việc quản lý dữ liệu ứng viên cũng giúp cho trợ lý nhân sự có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết khi có nhu cầu.
2.6 Các công việc khác
Ngoài các tác vụ đã đề cập, trợ lý nhân sự cũng có thể phải tiến hành các công việc khác theo chỉ dẫn của quản lý nhân sự, như:
- Làm việc với nhân viên mới để thu thập thông tin giấy tờ quan trọng.
- Thực hiện báo cáo tuyển dụng và báo cáo nhân sự.
- Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự.
- Tham gia hoặc hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo nhân viên.
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến nhân viên nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng.
- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ và thủ tục hành chính khác.
3. Những tiêu chí tuyển dụng vị trí trợ lý nhân sự
Để trở thành một trợ lý nhân sự chuyên nghiệp và tiến xa trong sự nghiệp, cần phải liên tục tích lũy kiến thức, kỹ năng và nâng cao kinh nghiệm để đáp ứng được các yêu cầu và thách thức trong lĩnh vực nhân sự.
- Kiến thức và kinh nghiệm
Một trợ lý nhân sự cần kiến thức về quy trình tuyển dụng bao gồm các bước từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng, đăng tuyển, phỏng vấn, đánh giá ứng viên cho đến quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Ngoài ra, trợ lý nhân sự cần có kiến thức về quy trình chấm công và tính lương, bao gồm các quy trình liên quan đến giờ làm việc, phép năm, tăng ca, khấu trừ thuế, các chế độ bảo hiểm xã hội và các khoản trợ cấp khác. Cuối cùng, trợ lý nhân sự cần hiểu về các chính sách nhân sự trong công ty, bao gồm chính sách phúc lợi, chính sách khen thưởng, kỷ luật và thăng tiến trong công ty. Tất cả những kiến thức và kinh nghiệm này sẽ giúp trợ lý nhân sự hoạt động hiệu quả và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.
- Kỹ năng
Để thành công trong vai trò của một trợ lý nhân sự, việc sở hữu kỹ năng quản trị nhân sự, quản lý con người và có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự là rất cần thiết.
Ngoài ra, trợ lý nhân sự cần hiểu rõ chức năng của phòng nhân sự và có khả năng giao tiếp tốt để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp một cách hài hòa. Bên cạnh đó, họ cũng cần có kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc và phân công công việc để có thể hoàn thành một cách hiệu quả.
- Tính cách
Một trợ lý nhân sự cần có tính cẩn trọng, trung thực, tỉ mỉ và chính xác. Họ cũng cần có tính kiên nhẫn, sáng tạo và linh hoạt để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự. Ngoài ra, sự tự tin, khả năng giao tiếp tốt và tinh thần hợp tác là những tính cách quan trọng để làm việc hiệu quả trong môi trường nhân sự.
4. Xây dựng chế độ đãi ngộ cho vị trí trợ lý nhân sự
Một trợ lý nhân sự thường được hưởng lương cơ bản và các phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn, nghỉ phép, đóng BHXH, BHYT. Ngoài ra, họ còn có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp và được đào tạo để nâng cao kỹ năng làm việc của mình. Một số công ty cũng có thể cung cấp thêm các phúc lợi khác như chế độ ăn trưa, thưởng lễ tết và hỗ trợ các hoạt động giải trí, du lịch cho nhân viên.
5. Phương pháp tuyển dụng vị trí trợ lý nhân sự hiệu quả
Việc tuyển dụng nhân sự luôn là một công việc phức tạp, đặc biệt là đối với vị trí trợ lý nhân sự với nhiều yêu cầu và kỹ năng.
5.1. Đăng tin tuyển dụng thu hút
Để tuyển được một trợ lý nhân sự tốt, việc đăng tin tuyển dụng thu hút là rất quan trọng. Đầu tiên, nên sử dụng tiêu đề hấp dẫn để thu hút sự chú ý của ứng viên, ví dụ như “Tuyển dụng trợ lý nhân sự chuyên nghiệp với nhiều cơ hội thăng tiến”. Nội dung tin tuyển dụng nên được trình bày một cách rõ ràng và chi tiết về các yêu cầu công việc, các kỹ năng cần có và mức lương cũng như các chế độ đãi ngộ. Để thu hút ứng viên, nên sử dụng hình ảnh và video giới thiệu về công ty và môi trường làm việc. Cuối cùng, cần chú ý đăng tin trên các trang web tuyển dụng phổ biến và sử dụng các từ khóa phù hợp để tiếp cận được đến đúng đối tượng ứng viên.
5.2. Lựa chọn đúng kênh đăng
Việc chọn đúng kênh đăng tin tuyển dụng trợ lý nhân sự là rất quan trọng để thu hút đúng ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Có nhiều kênh đăng tin tuyển dụng như trang web tuyển dụng, các diễn đàn chuyên ngành, mạng xã hội, hoặc thông qua các công ty tuyển dụng.
Để chọn được kênh đăng tin tuyển dụng phù hợp, các nhà tuyển dụng cần phải định hướng rõ mục tiêu và đối tượng ứng viên mình muốn tìm kiếm. Sau đó, nên tìm hiểu và phân tích kênh đăng tin đó có phù hợp với đối tượng ứng viên mình đang tìm kiếm hay không. Ngoài ra, nên lựa chọn các kênh đăng tin uy tín, được nhiều người sử dụng và có lượng truy cập cao để đảm bảo độ phủ rộng và thu hút được nhiều ứng viên có thể.
5.3. Phỏng vấn chuyên nghiệp
Phỏng vấn sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về trình độ, kinh nghiệm và tính cách của ứng viên. Để đảm bảo phỏng vấn hiệu quả, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ càng trước đó, từ việc tìm hiểu kỹ về ứng viên, đặt câu hỏi phù hợp với yêu cầu công việc và đánh giá được năng lực và tính cách của ứng viên.
Cần lưu ý đưa ra các câu hỏi mở để ứng viên có thể trả lời chi tiết về kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức liên quan đến công việc. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ năng giao tiếp và khả năng xử lý tình huống của ứng viên trong một môi trường làm việc đa dạng.
5.4. Sử dụng phần mềm công nghệ thay thế cho trợ lý nhân sự
Sử dụng phần mềm công nghệ để thay thế cho trợ lý nhân sự là một xu hướng mới trong lĩnh vực nhân sự. Các công cụ và phần mềm này được thiết kế để tự động hóa các công việc liên quan đến nhân sự, từ quản lý thông tin ứng viên, phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất, đến tính lương và quản lý chính sách nhân sự.
Việc sử dụng phần mềm công nghệ giúp tối ưu hóa thời gian, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu các lỗi trong quá trình quản lý nhân sự. Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm công nghệ trong lĩnh vực nhân sự cần được thực hiện cẩn thận và kết hợp với sự hỗ trợ và giám sát của nhân viên chuyên môn để đảm bảo hiệu quả và chất lượng công việc.
6. Lời kết
Tổng kết lại, việc tuyển dụng trợ lý nhân sự là một quá trình quan trọng và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng. Để thu hút ứng viên tốt, cần chọn đúng kênh đăng tin và phỏng vấn chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm công nghệ cũng đang trở thành một xu hướng mới trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, vẫn cần có sự kết hợp giữa công nghệ và con người để đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn, xin vui lòng liên hệ với JobTest qua số điện thoại HOTLINE: 028.668.19.668 hoặc qua địa chỉ Email: info@jobtest.vn